W zależności od wersji programu Excel lista Ostatnie w menu Plik może ułatwić dostęp zarówno do plików, jak i do folderów. Jeśli pracujesz na wielu arkuszach kalkulacyjnych, w Excelu 2003 i wcześniejszych ta lista ma marginalną wartość. Lista zyskała nową funkcjonalność w Excelu 2007, sięgnęła zenitu w Excelu 2010, a w Excelu 2013 nieco straciła na wartości. Ta lista umożliwia dostęp jednym kliknięciem do od 4 do 25 plików (a czasem także folderów). Jak zobaczysz w tym artykule, każda wersja Excela oferuje znacząco różne funkcje dostępu do ostatnio używanych arkuszy kalkulacyjnych.
Excel 2013
Ta wersja Excela otwiera przed Tobą szereg ekranów, po których musisz się poruszać, aby dostać się do okna dialogowego Otwórz; możesz jednak łatwo usprawnić dostęp do nich. W tym celu wybierz polecenie Plik, Opcje, a następnie:
- W sekcji Ogólne wyłącz opcję Pokaż ekran startowy, gdy ta aplikacja się uruchamia.
- W sekcji Zapisywanie włącz opcję Nie pokazuj kulis podczas otwierania lub zapisywania plików.
- W sekcji Zaawansowane: (1) zmień opcję Pokaż tę liczbę ostatnio używanych skoroszytów na 50 zamiast 25; (2) włącz opcję Szybki dostęp do tej liczby ostatnio używanych skoroszytów; oraz (3) uważaj, aby nie zmieniać opcji Pokaż tę liczbę ostatnio używanych folderów na więcej niż 8, ponieważ zbyt wysoka wartość oznacza, że zawsze będziesz musiał przewijać w dół, aby uzyskać dostęp do przycisku Przeglądaj, co utrudni dostęp do arkuszy kalkulacyjnych.
Po zmianie powyższych opcji po uruchomieniu programu Excel zamiast ekranu startowego pojawi się pusty skoroszyt, a menu Plik będzie zawierało listę kilku ostatnio otwieranych plików. Pliki i foldery można przypiąć do odpowiednich menu, co spowoduje przesunięcie ich na początek listy. W razie potrzeby możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy nazwę pliku lub folderu i wybrać polecenie Usuń z listy albo wybrać polecenie Wyczyść wszystkie niepodpinane elementy.
Excel 2010
Moim zdaniem ta wersja Excela oferuje najlepszy dostęp do ostatnio używanych plików i folderów. Po kliknięciu polecenia Plik, a następnie Ostatnie, wyświetlą się obok siebie listy Ostatnie skoroszyty i Ostatnie foldery. W Excelu 2007 listy te zawierają tylko ostatnio używane skoroszyty, natomiast w Excelu 2013 są one podzielone na osobne ekrany. Aby zmaksymalizować menu Ostatnie w programie Excel 2010:
- Kliknij polecenie Plik, Ostatnie, a następnie włącz pole wyboru Pokaż tę liczbę ostatnich skoroszytów znajdujące się w dolnej części menu Ostatnie. Zwiększaj liczbę plików, aż u dołu ekranu pojawi się przycisk Zakończ w menu Plik. Umożliwia to dostęp do najnowszych plików bez konieczności wybierania menu Ostatnie. Liczba plików będzie się różnić w zależności od rozdzielczości ekranu.
- Kliknij przycisk Plik, Opcje, a następnie w sekcji Zaawansowane zmień opcję Pokaż tę liczbę ostatnich dokumentów na 50.
Podobnie jak w Excelu 2013, pliki lub foldery przenosisz na górę listy, klikając odpowiednią pinezkę. Możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy niechciany plik lub folder i wybrać polecenie Usuń z listy lub zresetować całą listę, wybierając polecenie Wyczyść wszystkie nieprzypinane elementy.
Excel 2007
Excel 2007 oferuje bardziej ograniczoną funkcjonalność w zakresie dostępu do ostatnich dokumentów. Na szczęście menu Ostatnie dokumenty pojawia się po kliknięciu przycisku pakietu Office, co stanowi poprawę w stosunku do programu Excel 2003. Nie można jednak usuwać poszczególnych plików z tej listy - jest to rozwiązanie typu "wszystko albo nic". Aby zmaksymalizować tę listę, kliknij przycisk pakietu Office, wybierz polecenie Opcje programu Excel, a następnie w sekcji Zaawansowane zmień opcję Pokaż tę liczbę ostatnich dokumentów na 50 zamiast 17. Jeżeli Twój monitor nie jest monstrualnych rozmiarów, nie zobaczysz 50 plików, ale menu Ostatnie dokumenty będzie rozciągać się aż do dolnej krawędzi ekranu. Jeśli chcesz wyczyścić całe menu Ostatnie dokumenty, zmień to ustawienie na zero.
Możesz przypinać elementy do menu Ostatnie dokumenty, ale nie są one przenoszone na górę. Oznacza to, że z czasem przypięte pliki mogą znaleźć się na dole listy, ale pozostaną w menu. Z poziomu listy Ostatnie dokumenty w programie Excel 2007 nie można przypinać folderów ani uzyskiwać do nich dostępu.
Excel 2003 i wcześniejsze
Lista Ostatnio używane pliki w tych wersjach programu jest bardzo spartańska w porównaniu z programem Excel 2007 i nowszymi. Nie można usuwać poszczególnych plików z listy ani przypinać elementów do menu. Domyślnie w menu Plik wyświetlane są 4 ostatnio używane dokumenty, ale można je nieco zwiększyć do 9. W tym celu wybierz Narzędzia, Opcje, a następnie na karcie Ogólne zwiększ wartość opcji Lista ostatnio używanych plików do 9 zamiast 4. Jeśli chcesz usunąć całą listę, zmień to ustawienie na 0.
Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultingowe na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David jest prelegentem na konferencjach poświęconych Microsoft Excel, a także prowadzi webcasty dla kilku dostawców usług CPE, w tym dla partnera CPE Link w AccountingWEB.
