Przywrócenie procesu do automatyzacji

Choć wiele firm rozumie potrzebę automatyzacji, nie wdrożyło jeszcze odpowiednich rozwiązań i nie zawsze wie, od czego zacząć.

Takie opóźnienie może kosztować firmę wiele lat w postaci dużej rotacji pracowników, zahamowania wzrostu i utraty przychodów. Innymi słowy, nie skupiaj się tylko na procesie, który chcesz zautomatyzować, ale zbuduj proces wokół identyfikowania możliwości automatyzacji.

Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki poczt

owejZapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie bezpośrednio na swoją

skrzynkę

pocztową.Wpisz adres e-mail * Wpisz adres e-mailZapisz
się

Poniższe kroki mogą pomóc we wprowadzeniu automatyzacji w całej firmie

:

Krok 1: Zdefiniuj proces

Każdy proces w Twojej firmie ma cztery cechy charakterystyczne:

Wejścia

. Dane wejściowe to surowce, które proces będzie przekształcał, aby dostarczyć swoją propozycję wartości. W Twojej firmie mogą to być dane wyjściowe z innego procesu, dokumenty, polityka firmy, szablony i inne.

Wyjścia

. Wyjścia to elementy dostarczane przez proces, które spełniają jego propozycję wartości. Na przykład, produktem może być zeznanie podatkowe, sprawozdanie finansowe, faktura, raport, przyjęty pracownik lub klient, dane wejściowe wymagane do innego procesu itp.

Systemy

. Jakie systemy/technologie są zaangażowane w proces od początku do końca? Zaangażowane systemy będą się różnić w zależności od procesu, ale mogą obejmować pocztę elektroniczną, portal klienta, system zarządzania praktyką firmy, oprogramowanie księgowe w chmurze klienta, rozwiązania podatkowe lub audytowe itp.

Czynniki wyz

walające. Co uruchamia poszczególne etapy procesu? I czy można je zautomatyzować? Przykładem wyzwalacza może być otrzymanie wiadomości e-mail, która przypomina o konieczności sprawdzenia akceptacji pliku elektronicznego.

Krok 2: Określenie, czy dany proces nadaje się do automatyzacji

Rozważając, które procesy zautomatyzować, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

Zaangażowanie pracowników

. Zadania, które stały się podatne na błędy lub są czasochłonne, doskonale nadają się do automatyzacji.

Złożoność

. Czy jest to złożone zadanie wymagające dużej interwencji człowieka? Postaraj się maksymalnie uprościć ten proces. Złożone zadania można wprawdzie zautomatyzować, ale wymagają one znacznie więcej konfiguracji.

Objętość

. Kolejną dobrą okazją do automatyzacji są zadania, których objętość ulega zmianie. Na przykład, zbieranie dokumentów klientów, uzyskiwanie podpisanych formularzy 8879 i wysyłanie e-file zajmuje bardzo dużo czasu w sezonie, ale niewiele w pozostałych miesiącach roku.

Standaryzacja

. Automatyzacja najlepiej sprawdza się w przypadku jasno zdefiniowanych, opartych na regułach zadań, które za każdym razem wykonywane są w ten sam sposób.

Pamiętaj, że nawet jeśli nie możesz zautomatyzować całego procesu od początku do końca, możesz być w stanie zautomatyzować poszczególne etapy tego procesu, aby zaoszczędzić ogromną ilość czasu.

Krok 3: Usuń przeszkody

Automatyzacja może przynieść duże zmiany dla pracowników, a jedną z największych przeszkód na drodze do automatyzacji jest strach. Dlatego tak ważne jest uproszczenie komunikacji w zakresie automatyzacji.

Dla wielu osób "robotyczna" część automatyzacji procesów (RPA) jest przerażająca. Wiąże się to z wyobrażeniami robotów, które przejmują ich pracę. Tymczasem RPA polega na pomaganiu ludziom w wykonywaniu większej ilości pracy przy użyciu tych samych zasobów - a nie na ich eliminowaniu.

Krok 4: Przyjrzyj się narzędziom, które już posiadasz

Rozpoczęcie pracy z automatyzacją nie wymaga ogromnych inwestycji w nowe technologie i narzędzia. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś rozważyć, jest to, co już posiadasz. Istniejące systemy zarządzania praktyką, zarządzania dokumentami, podatkami, audytem i inne prawdopodobnie zawierają już elementy przepływu pracy.

Widzieliśmy firmy, które wiele osiągnęły dzięki Microsoft Power Automate. Na przykład:

Dystrybucja K-1

. Po wypełnieniu deklaracji partnerskiej, dokumenty K-1 są automatycznie kierowane do folderu systemu zarządzania dokumentami partnera, jeśli firma zajmuje się indywidualnym rozliczeniem podatkowym partnera. Jeśli firma nie rozlicza się z osobą fizyczną, dokumenty K-1 są kierowane do centralnej lokalizacji. Stwarza to okazję marketingową: dlaczego firma nie prowadzi działalności tego partnera?

Automatyzacja przedłużeń

. W lutym każdego roku pracownicy administracyjni proaktywnie przedłużali deklaracje, o których firma wiedziała, że zostaną przedłużone. W tym roku firma odciążyła personel administracyjny, wykorzystując MS Power Automate do automatycznego przedłużania tych zwrotów.

Śledzenie potwierdzeń

. Firma opracowała system śledzenia potwierdzeń w SharePoint Online MS Power Automate i usunęła około 65% ręcznej pracy związanej ze śledzeniem potwierdzeń.

Wnioski

To tylko kilka przykładów. Wiele firm zaczyna od zadań, które nie są skierowane do klienta, aby zdobyć doświadczenie i komfort pracy z automatyzacją, zanim zautomatyzuje kroki związane z klientem.

Nie zapominaj o zaangażowaniu zespołu IT (lub osoby prywatnej) w poszukiwanie możliwości automatyzacji. Jeśli porozmawiasz z informatykami o zadaniach lub procesach, które chcesz zautomatyzować, może się okazać, że od razu wiedzą, jak się do tego zabrać. W przeciwnym razie można przegapić okazję lub stracić czas na samodzielne poszukiwanie rozwiązań.

Oryginalny artykuł ukazał się na stronie internetowej Boomer Consulting.