Ponowne wpisywanie danych, które znajdują się już w arkuszu kalkulacyjnym, może być często frustrujące. Na szczęście funkcja Flash Fill w Excelu 2013 i nowszych wersjach obserwuje pracę użytkownika i w niektórych przypadkach zaproponuje wypełnienie kolumny, gdy dostrzeże wzorzec we wprowadzaniu danych.
Funkcja ta jest zróżnicowana, więc pokażę ci, czego szukać i jak zmusić program Excel do próby wypełnienia danych na żądanie, gdy nie oferuje tego samodzielnie.
Jak pokazano na rysunku 1, możesz mieć listę nazwisk, które należy rozdzielić na dwie kolumny. W zależności od długości listy, możesz zdecydować, że ponowne wpisanie danych nie zajmie dużo czasu. Jeśli zdecydujesz się to zrobić w programie Excel 2013 lub nowszym, istnieje szansa, że Excel zaoferuje wypełnienie kolumny za Ciebie.
Aby uruchomić automatyczne wypełnianie Flash, musisz pracować w dół pojedynczej kolumny. Na przykład, jeśli wpiszesz imię, a następnie nazwisko w dwóch oddzielnych kolumnach, nie zobaczysz opcji Flash Fill. Jeśli zamiast tego będziesz pracować w jednej kolumnie, możesz zobaczyć podgląd wypełnionej kolumny, gdy dojdziesz do drugiej komórki. Aby to zrobić, musisz jednak pisać powoli, ponieważ ten podgląd pojawia się przelotnie.
Jak pokazano na rysunku 1, zacząłem od wpisania pierwszej nazwy w komórce B2. Jeśli następnie przejdę do komórki B3 i zacznę wpisywać kolejną nazwę, Excel zaproponuje dokończenie serii. Flash Fill działa tylko w jednej kolumnie naraz, a praca musi mieć zauważalny wzór. Jeśli funkcja Flash Fill nie uruchomi się sama, można ją zainicjować, wybierając polecenie Flash Fill w menu Dane programu Excel lub naciskając klawisz Ctrl-E.
Wypełnienie błyskawiczne ma potencjał, aby zaoszczędzić czas, ale jest to niedoskonała funkcja. Na rysunku 1 można zauważyć, że funkcja Flash Fill wybrała "Jr." jako nazwisko w komórce C4 i przechwyciła tylko pierwszą część nazwiska z łącznikiem w komórce B6. Pamiętaj, aby przejrzeć swoją pracę, aby upewnić się, że wyniki są zgodne z zamierzeniami.
Rysunek 1: Funkcja Flash Fill pozwala uniknąć ręcznego wprowadzania danych w programie Excel 2013 i nowszych.
O tym, że funkcja Flash Fill wykonała swoją pracę, świadczą dwa wizualne sygnały. Jak pokazano na rysunku 2, po wypełnieniu Flash Fill na ekranie pojawi się ikona, z której można wybrać cofnięcie wypełnienia lub zaakceptowanie zmian. Jeśli w danych znajdują się puste komórki, będzie można je zaznaczyć.
Drugie wskazanie pojawi się na pasku stanu programu Excel; dolny wiersz ekranu programu Excel, który zazwyczaj zawiera słowo Gotowe w lewym dolnym rogu. Pojawi się monit potwierdzający liczbę komórek, których to dotyczy, i możesz kliknąć ten monit, aby zaznaczyć komórki, których to dotyczy.
Ilustracja 2: Dwa komunikaty na ekranie potwierdzają, że funkcja Flash Fill zadziałała.
Jeśli funkcja Flash Fill nie może zostać zastosowana do danych, może pojawić się słyszalny dźwięk lub widoczny monit. W niektórych przypadkach naciśnięcie klawisza Ctrl-E spowoduje słyszalny dźwięk, oznaczający, że funkcja nie widzi nic do zrobienia, lub może pojawić się monit pokazany na rysunku 3.
Rysunek 3: Ten monit o błąd wyjaśnia warunki, w których funkcja Flash Fill jest dostępna.
Możliwości Flash Fill nie kończą się jednak tylko na automatycznym uzupełnianiu danych. Można go również używać do przekształcania danych, jak pokazano na rysunku 4. Flash Fill wyodrębnia również dane, takie jak inicjały z listy nazwisk lub tekst przed symbolem "@" w adresach e-mail.
Rysunek 4: Flash Fill umożliwia zmianę danych.
Wreszcie, Flash Fill działa nie tylko z danymi tekstowymi. Można go również używać do formatowania danych numerycznych, takich jak numery telefonów i numery ubezpieczenia społecznego, jak pokazano na rysunku 5.
Ilustracja 5: Flash Fill umożliwia również przekształcanie liczb.
