Klienci wymagają łatwości użytkowania i stałego dostępu, co oznacza, że specjaliści muszą być na bieżąco z aktualnymi technologiami, które pomogą im lepiej służyć klientom. Rola księgowego jest doskonałym przykładem tego, jak przełomowe technologie mogą wpłynąć na wydajność.
W nie tak odległej przeszłości prowadzenie księgowości było procesem pracochłonnym, w którym większość czasu spędzano na wprowadzaniu danych. Dziś nowe technologie w księgowości zmieniły tradycyjną rolę księgowego, dając mu możliwość stania się nieocenionym źródłem spostrzeżeń, analiz i najlepszych praktyk w całej firmie.
Oto cztery kluczowe sposoby, w jaki księgowi mogą pracować nad wykorzystaniem obecnych osiągnięć technologicznych, aby rozwinąć swoją rolę.
1. Trzymaj głowę w chmurach
Podczas gdy niektórzy księgowi nadal próbują opierać się zmianom, chmura obliczeniowa jest już szeroko wykorzystywana w branży. Dla tych, którzy jeszcze nie w pełni objął chmurę, teraz jest czas. Niezależnie od tego, czy chodzi o pobranie wyciągu bankowego ze strony internetowej banku, czy też o internetowy serwer poczty elektronicznej, chmura obliczeniowa pomaga skrócić czas realizacji księgowości i zwiększyć wydajność w całej branży.
Istnieje również wiele usług dostępnych w przestrzeni cloud computing, które pomagają księgowym być na bieżąco z informacjami w czasie rzeczywistym. Usługi te mogą pomóc zredukować ilość papierkowej roboty dla księgowych poprzez wyodrębnienie kluczowych danych z paragonów, które są skanowane w ciągu miesiąca, automatyczne pobieranie rachunków i wyciągów do jednego bezpiecznego huba, a następnie publikowanie danych w oprogramowaniu księgowym opartym na chmurze.
Dzięki większej ilości zasobów zapewniających informacje w czasie rzeczywistym, możliwe jest obecnie codzienne uzgadnianie większości rachunków i zamykanie ksiąg w ciągu dnia lub dwóch po zakończeniu miesiąca. Menedżerowie i księgowi powinni współpracować w celu ustalenia, które oprogramowanie w chmurze będzie najbardziej użytecznym zasobem dla firmy i jak księgowi mogą pracować w połączeniu z oprogramowaniem, aby zapewnić dokładność i wydajność.
2. Spraw, by oprogramowanie pracowało dla Ciebie
Przy wielu różnych dostępnych opcjach oprogramowania, księgowi nie utknęli w jednym, uniwersalnym podejściu. Ważne jest, aby menedżerowie i księgowi wiedzieli, jak mogą sprawić, by oprogramowanie pracowało specjalnie dla ich organizacji i które z nich najlepiej pasuje do ich potrzeb.
Dzięki dostępności wielu platform księgowych opartych na chmurze, takich jak Xero, QuickBooks Online i Intacct, które są kompatybilne z setkami aplikacji innych firm, możliwości dostosowywania są nieograniczone. Interfejsy programowania aplikacji (API) są w stanie zintegrować punkty sprzedaży (POS), systemy płatności online i mobilnych, programy lojalnościowe dla klientów oraz e-mail marketing, a także narzędzia do tworzenia harmonogramów, logistyki, usług handlowych i raportowania.
System POS może pracować z tymi aplikacjami na podwójnych obrotach, aktualizując system księgowy o dane klientów i dzieląc dane dotyczące sprzedaży według produktów w tym samym czasie, gdy system płac księguje płace brutto i zobowiązania podatkowe z tytułu wynagrodzeń.
Z niezliczonych opcji dostosowywania, księgowi mają możliwość rozwijania nisz w niektórych branżach, co pozwoli im lepiej pozycjonować się jako źródło ekspertów, aby pomóc firmie lub klientowi wybrać najlepszą kombinację aplikacji i platform dla ich działalności.
3. Zostań specjalistą ds. danych
Ponieważ zautomatyzowane systemy pomagają spełnić intensywne potrzeby związane z wprowadzaniem danych, dzisiejsi księgowi powinni skupić się na analizie i interpretacji liczb, aby zapewnić wgląd i zalecenia dla kluczowych interesariuszy.
Księgowi mogą odkryć nieefektywności w przepływie pracy lub personelu, lub zobaczyć, którzy klienci generują największe przychody dzięki wykorzystaniu narzędzi do śledzenia czasu pracy i raportowania zarządzania projektami. Inne zasoby, takie jak narzędzia do zarządzania zapasami, mogą pomóc księgowym śledzić, jak często dostawcy dostarczają towary na czas lub czy koszt towarów mieści się w budżecie. Mogą one również zapewnić analizę klientów według geografii, branży lub zakupionych produktów. To dodaje do arsenału narzędzi księgowego, który umożliwia im dostarczanie świadomych zaleceń i spostrzeżeń, które mogą mieć wpływ na wynik końcowy.
4. Bądź na bieżąco
Wraz z ciągłym postępem technologicznym i nowym oprogramowaniem stale pojawiającym się na rynku, księgowi powinni pracować, aby wyprzedzać nowe technologie, uczestnicząc w organizacjach zawodowych i kontynuując edukację. Na przykład, National Association of Certified Public Bookkeepers oferuje certyfikaty, licencje i kursy szkoleniowe dla swoich członków.
Menedżerowie powinni być również świadomi pojawiających się technologii przy dokonywaniu nowych zatrudnień lub rewizji opisów stanowisk pracy. Doświadczenie technologiczne w branży księgowej jest bardzo pożądane, a my odkryliśmy, że niedawni absolwenci są bardziej skłonni do pracy w firmach, które integrują technologię, na której polegają.
Obejmując erę cyfrową, księgowi i specjaliści ds. rachunkowości mogą pomóc w osiągnięciu pozycji kluczowych zasobów dla analityki biznesowej, raportowania i innowacji.