Autor: David Ringstrom, CPA
Z moich nienaukowych obserwacji wynika, że funkcja SUM jest najczęściej używaną funkcją w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel. Funkcja ta ułatwia sumowanie wielu komórek naraz bez konieczności pracochłonnego dodawania poszczególnych komórek do siebie.
Idąc jeszcze dalej, funkcja AutoSum ułatwia natychmiastowe dodawanie do arkusza kalkulacyjnego wielu sum. Jednak taka łatwość korzystania z funkcji wprowadza pewne ryzyko do arkuszy kalkulacyjnych programu Excel.
Załóżmy, że musisz zsumować wartości przedstawione na rysunku 1. Zamiast ręcznie dodawać funkcję SUM do komórek B4:G4 i H2:H4, możesz skorzystać z dwóch skrótów klawiaturowych:
- Kliknij raz w komórkę A1, a następnie naciśnij klawisz Ctrl-A. Spowoduje to zaznaczenie sąsiadującego obszaru, który musimy powiększyć o jeden wiersz i jedną kolumnę.
- Trzymając wciśnięty klawisz Shift, stuknij strzałkę w dół, a następnie strzałkę w prawo. W tym momencie zaznaczenie powinno wyglądać tak, jak w kroku 1 na rysunku 1.
- Naciśnij klawisz Alt-Znak równości w systemie Windows lub na komputerze Mac naciśnij klawisz Command-Shift-T. Możesz również kliknąć ikonę AutoSum, która wygląda jak grecka litera E. Każda z tych czynności powinna spowodować dodanie sum do wiersza 4 i kolumny H jednocześnie. Upewnij się, że zaznaczyłeś komórki, które chcesz zsumować, w przeciwnym razie funkcja AutoSum umieści funkcję SUM w pierwszej komórce numerycznej w bieżącym obszarze arkusza.
Rysunek 1: Możesz użyć funkcji AutoSum, aby dodać sumy do wiersza poniżej i kolumny po prawej stronie, jeśli rozszerzysz początkowe zaznaczenie.
Ta technika dodała potrzebne sumy, ale niestety te formuły, które tak łatwo dodaliśmy, nie są odporne na przyszłość, co widać na rysunku 2. Oto, jak można to sprawdzić:
- Wstaw nowy wiersz w wierszu 4, tak aby sumy przeniosły się w dół do wiersza 5. Oznacz komórkę A4 jako Gruszki, a następnie wpisz 1000 w komórkach od B4 do G4.
- Zauważ, że sumy w wierszu 5 nie odzwierciedlają dodatkowej kwoty, która została dodana dla każdego miesiąca.
Rysunek 2: Sumy nie odzwierciedlają dodatkowej kwoty, która została dodana dla każdego miesiąca.
Aby to naprawić, należałoby ręcznie dostosować formuły SUM w wierszu 5, tak aby uwzględniały wiersze od 2 do 4, a nie wiersze 2 i 3. Musielibyśmy pamiętać o wykonywaniu tej czynności za każdym razem, gdy dodajemy nową linię produktów. Na szczęście wystarczy wprowadzić proste zmiany w konstrukcji arkusza kalkulacyjnego, aby nie trzeba było pamiętać o dostosowywaniu tych formuł, jak pokazano na rysunku 3:
- Wstaw pusty wiersz tuż nad wierszem sumy, który w tym przypadku znajduje się w wierszu 5. Zmień wysokość wiersza na połowę jego normalnej wysokości. Można to zrobić w prosty sposób, klikając numer wiersza w ramce arkusza, a następnie przeciągając lekko w górę dolną część wiersza. Następnie dostosuj formułę SUMA w wierszu 6 tak, aby miała postać: =SUM(B1:B5).
Rysunek 3: Wstaw pusty wiersz tuż nad wierszem sumy, aby uniknąć dostosowywania formuły SUM za każdym razem, gdy dodawany jest nowy element.
Zauważysz, że w formule uwzględniłem wiersz 1 oraz pusty wiersz 5. W przyszłości, jeśli użytkownik doda nowy wiersz, będzie wprowadzał go albo w wierszu 2, albo poniżej, albo powyżej wiersza 5. Nasza funkcja SUM automatycznie uwzględni dodatkowy wiersz (wiersze) bez konieczności dalszej interwencji z naszej strony. Aby poprawić spójność swoich arkuszy kalkulacyjnych, upewnij się, że formuły SUM zawsze sumują jeden wiersz powyżej i jeden wiersz poniżej faktycznych liczb, które sumujesz.
Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, firmą konsultingową zajmującą się oprogramowaniem i bazami danych, świadczącą usługi szkoleniowe i doradcze na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David jest prelegentem na konferencjach poświęconych Microsoft Excel, a także prowadzi webcasty dla kilku dostawców usług CPE, w tym dla partnera CPE Link w AccountingWEB.
