W liście wystosowanym w tym tygodniu, Amerykański Instytut Biegłych Księgowych (AICPA) wezwał Urząd Skarbowy (IRS) do współpracy z właścicielami małych firm w celu zabezpieczenia prywatnych danych zawartych w elektronicznych zapisach oprogramowania księgowego, których IRS może zażądać w ramach kontroli. Według AICPA, dokumentacja elektroniczna może zawierać prywatne informacje o klientach niezwiązane z badanym zeznaniem podatkowym.
"Gdy IRS zażąda pliku oprogramowania podatnika prowadzącego małą firmę w celu przeprowadzenia badania, AICPA uważa, że podatnik powinien mieć prawo do "zredagowania" pliku oprogramowania i przekazania tylko tych danych, które są odpowiednie i istotne dla badania - ale nie więcej", napisała AICPA w liście do Chrisa Wagnera, komisarza Small Business/Self-Employed Division.
AICPA otrzymała zapytania od CPA o to, jak radzić sobie z prośbą IRS o pliki oprogramowania księgowego, zwłaszcza gdy pliki zawierają dane, które nie są istotne dla badania lub informacje z lat innych niż te, które są sprawdzane przez IRS.
AICPA stwierdziła, że rozumie, iż otrzymywanie danych w formacie elektronicznym pomaga przyspieszyć proces badania, ale "powinny być dostępne rozsądne zabezpieczenia w celu ochrony podatników prowadzących małe firmy przed przekazywaniem większej ilości danych w formacie elektronicznym niż jest to konieczne do przeprowadzenia badania przez IRS".
Pismo AICPA do IRS:
Kiedy program IRS do badania oprogramowania księgowego dla małych firm został początkowo wdrożony, wiele osób porównało program dla małych firm z procedurami stosowanymi przez Large Business & International Division w odniesieniu do wniosków o księgę główną i pliki pomocnicze dużego podatnika w formacie elektronicznym. Nie uważamy, aby program badania oprogramowania księgowego SB/SE był porównywalny z programem LB&I. W szczególności duży podatnik poddawany badaniu IRS jest rutynowo reprezentowany przez specjalistów podatkowych, a dane przekazywane w formacie elektronicznym nie zawierają obcych informacji niezwiązanych z badaniem LB&I. Z drugiej strony, ponieważ podatnik prowadzący małą firmę często prowadzi własny plik oprogramowania księgowego i nie jest wyszkolonym księgowym lub księgowym, dane w pliku oprogramowania niekoniecznie są bezpośrednio związane z badaniem IRS.
Rozumiemy, że Służba stoi na stanowisku, że agent skarbowy IRS ma prawo zażądać pliku oprogramowania podatnika, ponieważ plik ten mieści się w definicji "dokumentacji" dla celów sekcji 6001 Kodeksu Podatkowego. Jednakże, jak stwierdziliśmy powyżej, plik oprogramowania zawiera więcej niż tylko księgi i rejestry mające zastosowanie do badania IRS. Plik oprogramowania rutynowo zawiera zarówno informacje związane, jak i niezwiązane z podatkami, a także informacje, które mogą nie być istotne dla danych lat podatkowych lub kwestii objętych audytem. Na przykład, plik oprogramowania księgowego może zawierać listę klientów podatnika. W przypadku adwokata lub osoby wykonującej zawód medyczny może on zawierać informacje wyraźnie uznane za poufne w świetle prawa.
Gdy IRS zażąda pliku oprogramowania podatnika prowadzącego małą firmę w celu przeprowadzenia kontroli, AICPA uważa, że podatnik powinien mieć prawo do "zredagowania" pliku oprogramowania i przekazania tylko tych danych, które odpowiadają i są istotne dla kontroli - ale nie więcej.
AICPA chciałaby rozpocząć dialog z IRS na temat sposobów, w jakie podatnicy prowadzący małe firmy mogliby dostarczać służbom niezbędne dane w formacie elektronicznym (z pliku oprogramowania), zapewniając im jednocześnie odpowiednie zabezpieczenia. W celu kontynuowania naszych dyskusji na temat programu badania oprogramowania księgowego, proszę o kontakt telefoniczny ze mną pod numerem (401) 831-0200 lub [email protected ]; z Dannym Snowem, przewodniczącym IRS Practice and Procedures Committee pod numerem (901) 685-5575 lub [email protected]; lub z Bensonem S. Goldsteinem, starszym kierownikiem technicznym AICPA, pod numerem (202) 434-9279 lub [email protected].
Z poważaniem,
Patricia A. Thompson, CPA
Przewodnicząca Komitetu Wykonawczego ds. Podatków
