Jeśli masz doświadczenie z tabelami przestawnymi w programie Microsoft Excel, twoje emocje prawdopodobnie wahają się od jednej skrajności do drugiej.
Najpierw pojawia się dreszczyk emocji związany z funkcją tabeli przestawnej, która pomaga szybko podsumować listy danych niemal bez wysiłku. Ale ten przypływ zwycięstwa może rozbić się o ziemię, gdy nie możesz wykonać czegoś, co wydaje się prostym zadaniem, takim jak dodawanie sum całkowitych do wierszy w tabeli przestawnej.
W tym artykule pomogę ci poradzić sobie z huśtawką nastrojów związaną z tabelą przestawną, wyjaśniając niuanse związane z zarządzaniem sumami całkowitymi.
Aby utworzyć tabelę przestawną, musimy zacząć od listy danych, takiej jak przykład pokazany na rysunku 1. Dane, które chcesz analizować za pomocą tabeli przestawnej, muszą mieć unikalny tytuł u góry każdej kolumny, nie mogą mieć pustych wierszy ani kolumn. Jak pokazano na rysunku 1:
- Kliknij dowolną komórkę w danych.
- Aktywuj menu Wstaw programu Excel.
- Wybierz polecenie Tabela przestawna.
- Kliknij OK, gdy pojawi się okno dialogowe Create PivotTable.
Rysunek 1: Etapy tworzenia tabeli przestawnej.
W tym momencie w skoroszycie pojawi się nowy arkusz. Rysunek 2 ilustruje te kroki:
- Wybierz wszystkie trzy pola z listy Pola tabeli przestawnej.
- Pojawi się tabela przestawna z wierszem dla każdego koloru oraz kolumną dla butów i koszul. Częstym wymogiem jest dodanie czwartej kolumny do tabeli przestawnej, która zsumuje te dwie kolumny.
- Użytkownicy często aktywują wtedy menu Design.
- Rozwiązaniem wydaje się być polecenie Grand Totals.
- Niestety, żadne z poleceń w menu Grand Totals nie doda dodatkowej kolumny.
Ilustracja 2: polecenie Sumy całkowite w menu Projekt w Excelu kontroluje tylko sumy dla pojedynczego pola.
Niuans polega na tym, że Grand Totals są obliczane na podstawie pola. W tej sytuacji, Buty to jedno pole, a Koszule to drugie pole. W związku z tym sumy dla kolumn pojawiają się w wierszu 9 arkusza.
Polecenie Sumy całkowite pozwala wybrać, czy sumy całkowite mają być wyświetlane w tabeli przestawnej, ale nie kontroluje samego obliczenia. Buty i Koszule to dwa różne pola, które polecenie Sumy całkowite traktuje oddzielnie. Po przeciągnięciu pól do sekcji Kolumny na liście Pola tabeli przestawnej, Excel doda kolumnę sumy dla danych prezentowanych w poprzek, ale ponownie tylko dla pojedynczego pola.
Jak zapewne się domyślasz, istnieje tutaj rozwiązanie w postaci polecenia Excel Calculated Fields, jak pokazano na rysunku 3:
- Aktywuj menu Analizuj w Excelu 2013 lub nowszym albo menu Opcje w Excelu 2007 i 2010. Kliknij w dowolnym miejscu tabeli przestawnej, jeśli nie widzisz tego menu.
- W programie Excel 2010 i nowszych należy wybrać Fields, Items & Sets. Użytkownicy programu Excel 2007 mogą zamiast tego kliknąć dedykowany przycisk Pole obliczone.
- W programie Excel 2010 i nowszych wybierz z menu opcję Pole obliczone.
- We wszystkich wersjach programu Excel wpisz dowolną nazwę pola w polu Nazwa. Upewnij się, że nazwa nie jest dokładną pisownią żadnej nazwy pola, która pojawia się już w pierwszym wierszu danych źródłowych.
- Kliknij dwukrotnie pozycję Buty, aby dodać ją do formuły.
- Wpisz znak plus (+), a następnie kliknij dwukrotnie pozycję Koszule, aby dodać ją do formuły.
- Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Wstaw pole wyliczane.
- Nowe pole pojawi się automatycznie w tabeli przestawnej.
Ilustracja 3: Za pomocą pola obliczeniowego można tworzyć niestandardowe sumy całkowite dla dwóch lub więcej pól.
Nowe pole obliczeniowe można włączyć lub wyłączyć za pomocą listy PivotTable Field. Jeśli chcesz edytować sumę całkowitą, na przykład dodać lub usunąć kolumnę, powtórz kroki 1, 2 i 3 z rysunku 3. Kliknij strzałkę po prawej stronie pola Name i wybierz istniejące obliczenie. W tym miejscu można edytować lub całkowicie usunąć pole obliczeniowe.
