Autor: David Ringstrom, CPA
W zależności od posiadanej wersji programu Excel masz do dyspozycji prawie 500 różnych funkcji arkusza. Niektóre funkcje arkusza, takie jak CUMIPMT i NPER, są jak piła łańcuchowa w moim garażu. Nie używam ich zbyt często, ale kiedy to robię, żadne inne narzędzie nie jest wystarczające. Inne funkcje są bardziej zbliżone do śrubokrętów i szczypiec - używam ich tak często, że mogę je wpisywać przez sen. W tym artykule pokażę Ci prosty sposób na trzymanie "piły łańcuchowej" listy funkcji w pogotowiu, dzięki czemu unikniesz prób przypomnienia sobie "jak ja to wcześniej zrobiłem?".
Naszą listę będziemy przechowywać w mało prawdopodobnym miejscu, znanym jako Name Box. Jest prawie niemożliwe, aby używać Excela i nie zauważyć Ramki z nazwą, która pojawia się tuż nad lewym górnym rogiem ramki arkusza. Większość użytkowników zna to miejsce w Excelu jako przestrzeń, w której można określić adres aktualnie zaznaczonej komórki.
Aby zobaczyć, jak będzie działać nasza lista łańcuchowa, kliknij dowolną pustą komórkę arkusza, a następnie wpisz w niej znak równości. Jak widać na rysunku 1, adres komórki w polu Nazwa zostanie prawdopodobnie zastąpiony słowem SUMA, choć może się zdarzyć, że zamiast niego pojawi się inna nazwa funkcji. Kliknij strzałkę obok słowa SUM (lub innej funkcji, która się tam pojawi), a pojawi się rozwijana lista dziesięciu funkcji. Jak pokazano na Rysunku 1, po wybraniu funkcji takiej jak PMT, pojawi się Kreator funkcji. Możesz wtedy wypełnić każde pole lub pójść na skróty i wpisać argumenty w pierwszym polu, oddzielając je przecinkami. Pamiętaj, aby przed kliknięciem strzałki w polu Nazwa wpisać znak równości w komórce arkusza, w przeciwnym razie zobaczysz pustą listę lub listę nazw zakresów utworzonych w bieżącym skoroszycie.
Rysunek 1: Pole nazwy w programie Excel umożliwia szybki dostęp do zalecanych lub ostatnio używanych funkcji.
Funkcje arkusza pokazane na rysunku 1 stanowią standardowy zestaw zalecanych funkcji, które można zastąpić, wybierając inne funkcje z okna dialogowego Wstawianie funkcji pokazanego na rysunku 2. Aby wyświetlić to okno dialogowe, kliknij przycisk fx na pasku formuły, wybierz polecenie Więcej funkcji lub naciśnij klawisz Shift-F3.
Rysunek 2: Wybory dokonane w oknie Insert Functions pojawią się na liście w polu Nazwa.
W razie potrzeby można łatwo przywrócić ukryty pasek formuły:
- Excel 2007 i nowsze: Kliknij pole wyboru Pasek formuły na karcie Widok w programie Excel.
- Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz polecenie Widok, a następnie Pasek formuły.
- Excel 2011 dla komputerów Mac: Wybierz polecenie Pasek formuły w menu Widok.
Po uruchomieniu okna dialogowego Wstaw funkcję w programie Excel w wersji dla systemu Windows można wpisać słowa opisujące żądaną funkcję, takie jak "całkowite odsetki od kredytu", a następnie kliknąć przycisk Przejdź, jak pokazano na rysunku 2, lub skorzystać z listy rozwijanej, aby przeglądać funkcje według kategorii. Krótkie opisy pojawią się w miarę przewijania listy w oknie dialogowym Wstaw funkcję. Kliknij OK lub kliknij dwukrotnie na nazwę funkcji, aby wyświetlić Kreator funkcji pokazany na Rysunku 1.
Wszystkie funkcje, które wybierzesz z okna dialogowego Wstaw funkcje pojawią się na górze listy funkcji w polu Nazwa, w ten sposób możesz rozwinąć swoją listę funkcji. Jeśli aktywnie korzystasz z okna dialogowego Wstaw funkcje, może to być dla Ciebie mało przydatne, ale jeśli jesteś jak wielu użytkowników, którzy nie używają tej funkcji często, może to służyć jako pomocna lista ulubionych funkcji. W przyszłości będziesz mógł przypomnieć sobie funkcję COUNTIF, gdy będziesz musiał znaleźć zduplikowane wartości lub przerwać remis, albo że SLN oblicza amortyzację liniową. I oczywiście, że FREQUENCY pozwala powiązać wartości z różnymi progami.
Przeczytaj więcej artykułów autorstwa Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultingowe na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David jest prelegentem na konferencjach poświęconych Microsoft Excel, a także prezentuje webcasty dla kilku dostawców usług CPE, w tym dla partnera CPE Link AccountingWEB.
