Jedną z zalet tabel przestawnych jest to, że można szybko podsumować dużą listę danych w zwięzłe podsumowanie za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszą. Jednak w niektórych przypadkach możesz nie chcieć, aby użytkownicy zagłębiali się w szczegóły.
Na przykład, może być konieczne przedstawienie informacji o wynagrodzeniach w formie zagregowanej, podsumowując dane według działu lub działu w tabeli przestawnej. W tym artykule przedstawię dwa różne sposoby na uniemożliwienie użytkownikom zagłębiania się w dane w tabelach przestawnych.
Zacznijmy od utworzenia tabeli przestawnej na podstawie przykładowych danych. Na rysunku 1 wykonałem następujące czynności, aby utworzyć przykładowe dane:
- Kolumna A ma następującą formułę: ="Dział"&IF(ISODD(ROW()), "A", "B")
- W kolumnie B wpisałem Employee1 w komórce B2, a następnie przeciągnąłem uchwyt wypełniania w dół, aby utworzyć serię.
- W kolumnie C użyłem następującej formuły: =RANDBETWEEN(20000,125000)
Po utworzeniu serii naciśnij Ctrl-A, aby zaznaczyć całą listę, naciśnij Ctrl-C, aby skopiować, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę A1 i wybierz ikonę Wartości (lub wybierz Wklej specjalnie, a następnie kliknij dwukrotnie Wartości).
Teraz możesz utworzyć tabelę przestawną:
1. Kliknij dowolną komórkę na liście danych, jak pokazano na rysunku 1.
2. Aktywuj menu Wstaw programu Excel.
3. Kliknij polecenie Tabela przest awna.
4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Utwórz tabelę przestawną.
5. Zaznacz pole wyboru Division na liście PivotTable Field.
6. Zaznacz pole wyboru Salary na liście PivotTable Field.
7. Kliknij dwukrotnie sumę dla Division A.
8. W skoroszycie pojawi się nowy arkusz, wyświetlający informacje o wynagrodzeniach według pracowników.
Rysunek 1: Tabele przestawne umożliwiają szybkie podsumowanie informacji w zwięzłym podsumowaniu.
Pierwsza technika uniemożliwiająca użytkownikom drążenie w dół tabeli przestawnej polega na zmianie opcji tabeli przestawnej, jak pokazano na rysunku 2:
1. Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę przestawną.
2. Wybierz Opcje tabeli przestawnej.
3. Wybierz kartę Dane w oknie dialogowym Opcje tabeli przestawnej.
4. Usuń zaznaczenie pola wyboru Włącz pokazywanie szczegółów.
5. Kliknij OK.
6. Aktywuj menu Recenzja programu Excel.
7. Kliknij Chroń arkusz.
8. Opcjonalnie: podaj hasło.
9. Zaznacz pole wyboru Użyj tabeli przestawnej i wykresu przestawnego.
10. Kliknij OK. Jeśli podałeś hasło w kroku 8, zostaniesz poproszony o ponowne potwierdzenie hasła.
Rysunek 2: Wyczyść opcję Enable Show Details, aby uniemożliwić użytkownikom przeglądanie tabeli przestawnej.
W zależności od używanej wersji programu Excel, w tym momencie dwukrotne kliknięcie tabeli przestawnej prawdopodobnie spowoduje wyświetlenie ostrzeżenia, że nie można zmienić chronionego obszaru arkusza kalkulacyjnego. Jeśli usuniesz ochronę arkusza kalkulacyjnego, po dwukrotnym kliknięciu tabeli przestawnej mogą pojawić się dwa różne scenariusze:
- Może pojawić się niejasny monit o niemożności zmiany tej części tabeli przestawnej.
- Po dwukrotnym kliknięciu komórki w tabeli przestawnej nic się nie dzieje.
Aby przywrócić możliwość drążenia, wystarczy ponownie kliknąć pole wyboru Włącz pokazywanie szczegółów w oknie dialogowym Opcje tabeli przestawnej. Należy pamiętać, że w większości wersji programu Excel jest to ustawienie dla poszczególnych tabel przestawnych. Subskrybenci Office 365 korzystający z programu Excel 2016 mają możliwość ustawienia globalnych preferencji dla wszystkich przyszłych tabel przestawnych za pomocą nowej sekcji Dane w oknie dialogowym Opcje programu Excel, do którego można uzyskać dostęp za pomocą menu Plik programu Excel.
Drugie podejście polega po prostu na ochronie struktury skoroszytu zawierającego tabelę przestawną:
1. Aktywuj menu Recenzja programu Excel.
2. Wybierz opcję Chroń skoroszyt.
3. Opcjonalnie: Podaj hasło.
4. Kliknij OK.
5. Kliknij dwukrotnie tabelę przestawną, aby wywołać pierwszy z dwóch monitów.
6. Pierwszy monit sygnalizuje, że program Excel nie mógł wstawić nowego arkusza roboczego z powodu ochrony skoroszytu.
7. Drugi monit wskazuje, że program Excel nie mógł skopiować danych rekordów z danych źródłowych, ponieważ nie można było wstawić nowego arkusza roboczego.
Rysunek 3: Ochrona skoroszytu uniemożliwia programowi Excel wstawianie nowych arkuszy w celu wyświetlenia wyników drążenia.
W zależności od tego, jak wysoko chcesz podnieść poprzeczkę, aby uniemożliwić użytkownikom drążenie tabel przestawnych programu Excel, możesz użyć jednej lub obu tych technik.
