Tworzenie biblioteki zasobów dla Twojej firmy

Większość firm księgowych musiały zamknąć swoje fizyczne biura, gdy pandemia pierwszy uderzył, powodując dość dużo zamieszania. Przeskok do w pełni zdalnej operacji prawdopodobnie spowodował wiele zamieszania i przemieszania wokół obowiązków, a może niektóre utracone możliwości. I właśnie wtedy, gdy wydawało Ci się, że masz już rytm, jeden z Twoich pracowników odchodzi z pracy lub bierze urlop. Więc co robisz?

Każda firma księgowa ma "go-to" osoby i kiedy ta osoba opuszcza z jakiegokolwiek powodu (urlop, dzień choroby lub zmiana pracy), przepływ pracy często staje się chaotyczny. Dzieje się tak często, gdy większość procesów firmy znajduje się w głowie jednej osoby. Z tych wszystkich powodów, biblioteka zasobów stała się niezbędna.

Zapisz się

na nasz BEZPŁATNY newsletterNie

przegap naszych najlepszych treści.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mail
Zapisz się

Tworzenie biblioteki zasobów

Tworzenie biblioteki zasobów może być czasochłonne, dlatego poniżej przedstawiamy kilka opcji budowania bazy danych, z której może skorzystać każdy członek Twojej organizacji.

1. Nie zaczynaj od zeraBudowanie

biblioteki zasobów od zera może być zniechęcającym zadaniem. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, to zacznij od zbudowania dokumentu, który ma linki bezpośrednio do każdego z oprogramowania firmy i produktów instrukcje obsługi i witryny wsparcia.

Będziesz miał poręczną listę rzeczy, których używasz w firmie, więc możesz zacząć budować spersonalizowany proces. I uwierz mi na słowo, że ta lista przyda się, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zadać pytania lub przeinstalować oprogramowanie z jakiegokolwiek powodu. Jedna wskazówka jest albo dodać klucze licencyjne i kody aktywacyjne bezpośrednio w dokumencie lub linki do chronionych hasłem kopii kodów, aby utrzymać go łatwo dostępne, jeśli jest to wymagane z jakiegokolwiek powodu.

2. Wystarczy uderzyć 'record'

Osobiście uważam, że wideo jest absolutnie najłatwiejszą platformą do wykorzystania w celu rozpoczęcia tego projektu. Następnym razem, gdy idziesz do obsługi zadania, po prostu włącz rejestrator ekranu, podłącz mikrofon i mów głośno, jakbyś uczył kogoś dokładnie tego, co robisz.

Dobrym pomysłem jest wyłączenie wszystkich powiadomień ekranowych i zamknięcie wszystkich dodatkowych zakładek lub okien, które masz otwarte na komputerze w tym czasie, ponieważ nie chcesz, aby pokazały się w filmie. SnagIt, Camtasia i Loom są świetnymi narzędziami, aby to zrobić. Na początku może to być kłopotliwe, ale w końcu to opanujesz.

Możesz również uzyskać transkrypcję wideo i skrócić tworzenie instrukcji obsługi dokumentu. Nie zapomnij złapać zrzuty ekranu / obrazy z wideo z procesu krok po kroku, aby dodać do wizualnej reprezentacji procesu.

Pozwól mi zauważyć, że korzystanie z tej metody nie oznacza, że musisz pokazać swoją twarz na wideo, chociaż może dodać miły akcent. A użycie tego wideo pozwoli Ci trafić w różne style uczenia się członków w Twoim zespole.

3. Pochyl się nad swoim zespołemBudowanie

biblioteki zasobów nie musi być obowiązkiem jednej osoby z twojej firmy. Jeśli masz supergwiazdy w swojej firmie, którzy są lepsze w różnych procesach niż inni, to może być dobry czas, aby upoważnić ich do dzielenia się ich proces krok po kroku.

Możesz poprosić ich o wciśnięcie przycisku nagrywania następnym razem, gdy będą zajmować się danym zadaniem. Pomoże to pracownikowi poczuć się tak, jakby nie musiał już być osobą go-to. Różnicuje to również głosy prezentowane w bibliotece wideo, oferując pewne zróżnicowanie stylu.

Poproś członków zespołu, którzy są bardziej wyczuleni na niuanse konkretnego oprogramowania w Twojej firmie, aby stali się łącznikiem w nauce tej aplikacji. Wiem, że Liz Mason z High Rock Accounting prosi członków swojego zespołu, aby stali się Spartanami oprogramowania i wzięli na siebie odpowiedzialność za budowę i utrzymanie tej części biblioteki zasobów.

Rolą Spartan jest nie tylko nagranie wideo przypadku użycia, ale także poinformowanie całego zespołu o wszelkich aktualizacjach lub zmianach, które mogą wpłynąć na wydajność. Ten członek zespołu może zainwestować w dodatkowe szkolenie, aby stać się mistrzem oprogramowania, oczekując, że przekaże tę wiedzę zespołowi. Wykorzystanie zespołu w ten sposób uwalnia zasoby i pomaga członkom zespołu rozwijać umiejętności, których w przeciwnym razie mogliby nie wykorzystać.

4. Spraw, aby biblioteka zasobów była możliwa do ocenyDecydowanie o

tym, gdzie umieścić ten zasób szkoleniowy, może wyeliminować niepożądane tarcia od samego początku. Ponieważ świat zmienia się na bardziej wirtualny, zapewnienie, że biblioteka zasobów jest możliwa do skonsumowania z komputera, tabletu lub smartfona jest dobrym pomysłem. Jestem zwolennikiem tego, aby informacje znajdowały się w aplikacji lub na stronie, do której dostęp wymaga podania hasła, aby zapewnić, że zastrzeżone procesy nie opuszczą biura.

Rozważ zbudowanie na platformie edukacyjnej lub użycie wtyczki LMS na swojej stronie internetowej, aby zorganizować szkolenie w lekcje w rozmiarze bitów. Jeśli hostujesz swoją stronę na WordPressie sprawdź wtyczkę LearnDash. Nie szukasz profesjonalisty IT do budowania biblioteki niż opcje obejmują Kajabi lub Thinkific.

Chcesz zamienić swój podręcznik procesów w listy kontrolne? Sprawdź Process.St., a następnie poświęć trochę czasu, aby zdecydować, jak chcesz dostarczyć dostęp do biblioteki i jak trzeba będzie go cofnąć przed podjęciem decyzji, którą metodę wybrać. Weź również pod uwagę jak łatwe lub trudne będzie aktualizowanie, dodawanie lub usuwanie informacji przez pojedynczych lub wielu użytkowników.

Wnioski

Jak w przypadku każdego procesu w firmie, budowanie biblioteki zasobów nie jest zadaniem typu "one-and-done". Potrzeba pracy zespołowej, aby zapewnić, że procesy są aktualne i że dokument pozostaje w zgodzie z aktualnymi praktykami firmy.

Jednak posiadanie takiego zasobu pozwoli Ci na przeprowadzenie szkoleń dla pracowników i szybsze wprowadzenie nowych pracowników do pracy. Również delegowanie pewnych zadań i procesów do pracowników pomoże Ci zbudować lepszy, solidny zasób z różnorodnymi perspektywami i informacjami od ekspertów.

Intuit Accountant pomaga profesjonalistom w dziedzinie podatków i księgowości wprowadzać znaczące zmiany w życiu ich klientów dzięki naszemu wiodącemu w branży oprogramowaniu - Lacerte®, ProSeries®, ProConnect™ Tax Online i QuickBooks®. Odwiedź stronę intuit.com/company, aby uzyskać najnowsze wiadomości i informacje.