Prawdopodobnie nie chcesz się zastanawiać, ile razy korzystasz z menu Plik w programie Excel 2010 lub 2013. Osobiście uważam, że Excel 2010 ma najlepszy możliwy układ menu Plik, poza tym, że przeszczepiono do niego Podgląd wydruku (ale można to naprawić). Mam wrażenie, że w Excelu 2013 straciliśmy grunt pod nogami, ponieważ częste czynności, takie jak otwieranie i zapisywanie plików, wymagają dodatkowych kliknięć myszą, które powodują dodatkowe zużycie nadgarstków. W tym artykule podzielę się kilkoma sztuczkami, które możesz zastosować, aby odzyskać niewielką część swojego dnia.
Sztuczki, którymi się podzielę, dotyczą głównie Excela 2013, ale dwie z nich można zastosować także w Excelu 2010. Po pierwsze, zobaczmy, jak wiele straciliśmy w Excelu 2013 w porównaniu z Excelem 2010. Rysunek 1 pokazuje, że w Excelu 2010 można przejść do okna dialogowego Otwórz za pomocą dwóch kliknięć (kroki A i B), natomiast w Excelu 2013 ta sama czynność może wymagać nawet czterech kliknięć myszą (kroki 1-4).
Rysunek 1: Przejście do okna dialogowego Otwórz w Excelu 2013 może wymagać nawet czterech kliknięć myszą!
Oczywiście wytrawni użytkownicy Excela od dawna polegają na skrócie klawiaturowym Ctrl-O, który umożliwia uruchomienie okna dialogowego Otwórz z dowolnego miejsca w programie Excel. Działa to bez problemu w Excelu 2010 i wcześniejszych, ale domyślnie w Excelu 2013 naciśnięcie klawisza Ctrl-O nie powoduje wyświetlenia okna dialogowego Otwórz. Zamiast tego uruchamia menu Plik, z którego trzeba będzie nawigować do okna dialogowego Otwórz. Można to łatwo naprawić, jak pokazano na rysunku 2:
- Excel 2013: Wybierz polecenie Plik, Opcje, Zapisz, kliknij pole wyboru Nie pokazuj kulis podczas otwierania lub zapisywania plików, a następnie kliknij przycisk OK.
Teraz będziesz mógł nacisnąć klawisz Ctrl-S, aby zapisać pliki bezpośrednio w programie Excel 2013, zamiast wyświetlać menu Plik. Jest to nowa funkcja w programie Excel 2013, która nie jest dostępna we wcześniejszych wersjach programu Excel.
Rysunek 2: Wyczyść pole wyboru "Nie pokazuj kulis podczas otwierania lub zapisywania plików", aby przywrócić typową funkcjonalność skrótów klawiaturowych Ctrl-O i Ctrl-S.
Mimo że wiem, że mógłbym nacisnąć Ctrl-O, aby przejść do okna dialogowego Otwórz, czasami trzymam rękę na myszy i sensowniej jest kliknąć menu Plik. W programie Excel 2013, jeśli pracujesz w nowym, niezapisanym skoroszycie, menu Otwórz pojawi się natychmiast po kliknięciu przycisku Plik. Jednak nadal musisz kliknąć Komputer, a następnie Przeglądaj, aby dostać się do okna dialogowego Otwórz. Aby przejść do okna dialogowego Otwórz bez klikania przycisku Przeglądaj, należy dwukrotnie kliknąć Komputer, jak pokazano na rysunku 3.
Z niewiadomych przyczyn, jeśli pracujesz w dokumencie zapisanym w programie Excel 2013, kliknięcie przycisku Plik nie powoduje wyświetlenia menu Otwórz, lecz kartę Informacje. Aby otworzyć inny dokument, musisz wykonać dodatkowy krok polegający na kliknięciu polecenia Otwórz, zanim będziesz mógł dwukrotnie kliknąć Komputer, aby przejść do okna dialogowego Otwórz.
Rysunek 3: Kliknij dwukrotnie Komputer, aby wyświetlić okno dialogowe Otwórz.
Innym miejscem, w którym dwukrotne kliknięcie oszczędza krok, zarówno w Excelu 2010, jak i 2013, jest wysyłanie skoroszytów pocztą elektroniczną i tworzenie wersji PDF dokumentu, jak pokazano na rysunku 4.
- Excel 2010: Wybierz polecenie Plik, Zapisz i wyślij, a następnie kliknij dwukrotnie polecenie Wyślij za pomocą poczty elektronicznej, aby pominąć przycisk Wyślij jako załącznik.
- Excel 2013: Wybierz polecenie Plik, Udostępnij, a następnie kliknij dwukrotnie pozycję E-mail, aby pominąć przycisk Wyślij jako załącznik.
Te dwa scenariusze zakładają, że chcesz wysłać dokument pocztą elektroniczną jako skoroszyt programu Excel. Jeśli chcesz wysłać dokument w formacie PDF, XPS lub jako faks internetowy, musisz kliknąć przyciski znajdujące się po prawej stronie.
Rysunek 4: Kliknij dwukrotnie przycisk E-mail, aby pominąć klikanie przycisku Wyślij jako załącznik.
W podobny sposób można pominąć krok zapisywania dokumentu jako pliku PDF, jak pokazano na rysunku 5:
- Excel 2010: Wybierz polecenie Plik, Zapisz i wyślij, a następnie kliknij dwukrotnie polecenie Utwórz dokument PDF/XPS, aby pominąć przycisk Utwórz dokument PDF/XPS.
- Excel 2013: Wybierz polecenie Plik, Eksportuj, a następnie kliknij dwukrotnie przycisk Utwórz dokument PDF/XPS, aby pominąć przycisk Utwórz PDF/XPS.
Rysunek 5: Dwukrotne kliknięcie przycisku Utwórz dokument PDF/XPS powoduje pominięcie przycisku Utwórz PDF/XPS.
Oczywiście preferowaną przeze mnie metodą zapisywania arkusza kalkulacyjnego jako pliku PDF jest wybranie polecenia Plik, Zapisz jako, dwukrotne kliknięcie przycisku Komputer, a następnie wybranie z listy Typ pliku opcji PDF, jak pokazano na rysunku 6.
Rysunek 6: Wykonaj te kroki, aby zapisać arkusz kalkulacyjny jako plik PDF.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA, kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultingowe na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David przemawia na konferencjach na temat Microsoft Excel, prowadzi webcasty dla CPE Link i pisze niezależne artykuły na temat Excela dla AccountingWEB, Going Concern, et.al.
