David H. Ringstrom, CPA
Wielu użytkowników męczy się z comiesięcznym przepisywaniem tytułów raportów, takich jak "Za okres zakończony 31 października 2012 r.". Co więcej, jeśli jesteś podobny do mnie, czasami drukowanie raportu przypomina Ci, że tytuł wymaga aktualizacji. Przedstawię kilka technik, które można zastosować w celu uproszczenia, a nawet zautomatyzowania tworzenia tytułów raportów opartych na datach.
Załóżmy najpierw, że w każdym miesiącu w komórce A1 wpisujemy datę, np. 10/31/12. Możemy ją przekształcić w "Za okres zakończony 31 października 2012 r." za pomocą prostej sztuczki z formatowaniem. W programie Excel 2007 i nowszych kliknij przycisk Formatuj komórki: Liczba na karcie Strona główna, jak pokazano na rysunku 1. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Formatuj komórki pokazanego na rysunku 2. (W programie Excel 2003 i wcześniejszych należy wybrać polecenie Format, a następnie Komórki).
Rysunek 1: Przycisk Formatuj komórki: Liczba powoduje wyświetlenie okna dialogowego Formatuj komórki.
Na karcie Liczba okna dialogowego Formatuj komórki wybierz opcję Niestandardowy, a następnie w polu Typ wpisz następujący tekst:
"Za okres zakończony" mmmm d, rrrr
Rysunek 2: Niestandardowy format liczb może przekształcić datę taką jak 10/31/12 w tytuł raportu.
Należy pamiętać o umieszczeniu cudzysłowu przed napisem Dla, po napisie Zakończony oraz spacji przed mmmm. Cztery litery m w formacie oznaczają, że chcemy zamienić miesiąc numeryczny na jego odpowiednik w postaci nazwy miesiąca. Znak d wyświetla część dzienną, czyli datę wprowadzoną w komórce A1, a znak rrrr przedstawia czterocyfrowy rok. Chociaż mógłbym użyć mmmm d, yyyy samodzielnie jako formatu niestandardowego do zapisania daty w dłuższej formie, w tym przypadku dodatkowy tekst umieściłem w cudzysłowie. W przyszłości można po prostu wpisać nową datę w formacie mm/dd/rr, a tytuł zostanie zaktualizowany automatycznie.
Rysunek 3: Datę raportu można zaktualizować, wpisując nową datę w komórce A1 w formacie mm/dd/rr.
Zakładając, że data raportu jest zawsze ostatnią datą poprzedniego miesiąca, można całkowicie zautomatyzować tytuł raportu za pomocą prostej formuły. W tym celu użyjemy funkcji DATA wraz z funkcjami ROK, MIESIĄC i TERAZ.
Funkcja DATA ma trzy wejścia: rok, miesiąc i dzień. Funkcje ROK i MIESIĄC przyjmują datę jako jedyne odniesienie. Funkcja TERAZ zwraca dzisiejszą datę, dlatego należy użyć tych funkcji razem, jak pokazano na rysunku 4:
=DATA(ROK(TERAZ()),MIESIĄC(TERAZ()),0)
Aby rozbić formułę, umieściłem funkcję TERAZ() wewnątrz funkcji ROK i MIESIĄC, odpowiednio. W ten sposób otrzymałem rok i miesiąc dla dzisiejszej daty. Chociaż do wyodrębnienia dziennej części daty mógłbym użyć funkcji DZIEŃ, w tym przypadku użyłem zera. W ten sposób Excel otrzymuje instrukcję, aby zwrócić ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Po połączeniu tej formuły ze wspomnianym wcześniej niestandardowym formatem liczb, już nigdy więcej nie trzeba będzie aktualizować tytułu raportu.
Rysunek 4: Połączenie funkcji DATA i niestandardowego formatu liczbowego pozwala zautomatyzować tytuł raportu.
Przeczytaj więcej artykułów Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultingowe na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David jest prelegentem na konferencjach poświęconych Microsoft Excel, a także prowadzi webcasty dla kilku dostawców usług CPE, w tym dla partnera CPE Link w AccountingWEB.
