Konwersje z jednej platformy księgowej na drugą są nieuniknione w naszym zawodzie i mogą być albo szansą, albo utrapieniem.
Szybkie zmiany w technologii zachodzą wokół nas, a księgowi albo muszą się dostosować, albo pozostać w tyle. Mogę powiedzieć, że znaczna część naszej działalności na przestrzeni lat to konwersja firm z desktopowych rozwiązań QuickBooks na platformę księgową w chmurze Xero.
Dlaczego była to duża część naszej działalności? Odpowiedź jest prosta: Ponieważ ich poprzedni księgowy nie chciał. Chcieli trzymać się systemów, które znają, zamiast systemów, których chcą używać ich klienci. To takie proste.
Niezależnie od tego, czy Twój klient lub potencjalny klient chce przekształcić cały swój system księgowy lub jedną z aplikacji używanych w ich przepływie pracy na inną, im bardziej jesteś tam, aby wspierać ich, tym bardziej będą cenić swoją relację z Tobą.
W Basis 365 Accounting, patrzymy na każdą konwersję jako okazję do zadziwienia naszych obecnych i nowych klientów. Nasza zdolność do zapewnienia bezbolesnego doświadczenia i skupienia się na tym, jak wspaniały będzie nowy proces lub przepływ pracy, zachęca ich do dalszego patrzenia w przyszłość.
Ponadto, wykonujemy cztery proste kroki, aby każda konwersja była bezproblemowa:
- Zatrudnij specjalistę
Prawie wszystkimi konwersjami zajmuje się u nas osoba zatrudniona na pełny etat. Posiadanie dedykowanej osoby pomaga zapewnić spójność we wszystkich projektach i utrzymuje zespół księgowy wolny, aby robić to, co robią najlepiej: dostarczanie informacji finansowych na czas i dokładnie.
Głównym celem specjalisty ds. konwersji powinno być uczynienie doświadczenia tak bezbolesnym, jak to tylko możliwe. Oznacza to, że muszą mieć świetną komunikację i umiejętności organizacyjne. Znalezienie kogoś, kto jest obeznany z technologią nie zawsze równa się świetnemu specjaliście.
Jeśli nie możesz zatrudnić osoby w pełnym wymiarze godzin, spójrz na swój zespół i spróbuj znaleźć osobę, która kocha technologię, ale także robi rzeczy. Jeśli nie masz takiej osoby, to poszukaj firmy partnerskiej, która specjalizuje się w tego typu projektach. Wykorzystaliśmy australijskiego partnera do kilku wdrożeń na początku, co pozwoliło nam uzyskać odpowiednie rozwiązanie dla tych klientów bez posiadania dogłębnej wiedzy potrzebnej we własnym zakresie.
Ogólnie rzecz biorąc, ta osoba musi być cierpliwy i skoncentrowany na pomyślnym zakończeniu projektu. Wiele osób obeznanych z technologią uwielbia się bawić, ale może mieć problem z doprowadzeniem projektu do końca. Najgorsze jest to, że masz 90 procent drogi zrobić, a następnie walczyć, aby zawinąć, że ostatnie 10 procent. Dobra wola Twojego klienta przejdzie z 10 do 0 szybko, jeśli pozwolisz mu się przeciągnąć. Zakończenie projektu na czas i z sukcesem jest kluczowe, co prowadzi do następnego punktu.
- Zakres projektu
Skoncentruj się na celu końcowym: dlaczego robisz to, co robisz. Czy Twój klient chce przejść do chmury? Dlaczego? Czy dokonuje konwersji, aby móc się skalować? Dlaczego? Zastanów się, jak wygląda sukces.
Dodatkowo, zidentyfikuj kluczowych graczy, ustal jasne role i nakreśl linię czasową z udziałem klienta. Od kogo będziesz pozyskiwał dane? Kto będzie je weryfikował? Jakie mogą być ograniczenia w uzyskaniu potrzebnych danych i zapewnieniu ich dokładności?
Napisz plan, który odpowie na te pytania, określi oczekiwania dotyczące komunikacji, nakreśli terminy dla Ciebie i Twojego klienta oraz uwzględni czas szkolenia. Nie przyjmuj założeń. Komunikacja jest kluczowa dla pozytywnych doświadczeń obu stron.
- Faza, jeśli jest potrzebna
Są sytuacje, w których możesz wyobrazić sobie niesamowite, wieloaplikacyjne rozwiązanie księgowe dla klienta. Zanim wskoczysz na głęboką wodę, zatrzymaj się i pomyśl o swoim zespole: Czy będą w stanie ściągnąć to wszystko i zadziwić klienta? Z kolei czy Twój klient będzie w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków? Jeśli nie, zastanów się nad etapami. Wdrażaj jedną aplikację na raz, a nie trzy lub pięć naraz. Takie podejście może znacznie poprawić twoje sukcesy z firmami, które nie są gotowe na znaczące jednoczesne zmiany.
Pamiętaj, że to doświadczenie jest szansą. Wejście w okopy z klientem może zbudować więź, która będzie trwała. Alternatywnie, jeśli ugryziesz zbyt wiele, możesz wyjść po drugiej stronie z jednym klientem mniej niż wcześniej. Kontroluj proces, aby Twój projekt konwersji był sukcesem, a Twój klient zachwycał się tym, co oboje osiągnęliście.
- Wykorzystaj właściwe narzędzia
Jak wspomniałem wcześniej, terminowe zakończenie projektu i komunikacja są krytyczne. Aby to ułatwić, używamy aplikacji do zarządzania projektami o nazwie Redbooth, gdzie klient jest zaproszony, aby pomóc zapewnić, że wszyscy widzą, co jest robione i co jest dalej. Klienci są sfrustrowani, gdy nie wiedzą, gdzie są w procesie i dokąd zmierzają. To pomaga im zwizualizować "gdzie".
Znajdź narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć sukces. Na przykład Xero ma usługę konwersji QuickBooks, która dostaje nas większość drogi tam za darmo. Jest trochę pracy przed i po konwersji potrzebne, ale zbudowali narzędzie, aby nas wspierać. Dowiedz się, jakie narzędzia istnieją z aplikacji, do których konwertujesz, zanim zaczniesz. Sprawdź rynek dla innych dostawców konwersji danych, którzy mogli zbudować oprogramowanie pośrednie, które może pomóc w ułatwieniu konwersji. Staraj się unikać eksportowania masywnych arkuszy kalkulacyjnych, ręcznego manipulowania nimi, a następnie importowania ich.
Większość ludzi uwielbia kupować rzeczy. To ekscytujące, gdy wsiadamy za kierownicę nowego samochodu lub odpalamy nowy smartfon.
Twoi klienci czują to samo, gdy zdecydowali się przejść na nowy system. Nie mogą się doczekać korzyści, jakie przyniesie nowe rozwiązanie. Twoim zadaniem jest utrzymanie tego podniecenia przez cały proces konwersji. Podążanie za tymi krokami pomoże Ci dostarczyć to doświadczenie.
