Rozważając, czy przeniesienie funkcji księgowych do chmury ma sens, czy nie, wiele osób od razu weźmie pod uwagę wzrost kosztów. Jak rozmawialiśmy w pierwszych trzech częściach tej serii, gdy jesteś właścicielem firmy, która nie ma żadnych istotnych powodów z punktu widzenia funkcjonalności, aby odejść od pulpitu, nie będzie zachwycony z wydawania więcej pieniędzy.
Dość często toczą się debaty na temat tego, czy bardziej opłacalne jest przejście na program oparty wyłącznie na chmurze (QuickBooks Online, Xero, itp.), usługę hostingową w chmurze (Right Networks, Cloud 9, Unidata, itp.), czy po prostu pozostanie przy oprogramowaniu desktopowym.
Zazwyczaj użytkownik kupuje oprogramowanie i korzysta z niego przez minimum dwa do trzech lat po uiszczeniu jednorazowej opłaty. W wielu przypadkach, użytkownik może przedłużyć korzystanie z wersji na dodatkowy rok do trzech lat, nawet jeśli dostawca oprogramowania zaprzestanie wsparcia.
W takich scenariuszach, użytkownik wyda znacznie mniej niż koszt równoważnego zasobu opartego na chmurze, który wymaga miesięcznej opłaty abonamentowej. Dodatkowo, przy korzystaniu z zasobów opartych na chmurze, opłaty abonamentowe mogą być często zwiększane i wszyscy użytkownicy podlegają tym zmianom kosztów.
Przykład:
Właściciel małej firmy korzystający z QuickBooks Pro dla Windows
Opcja/Cena za pierwszy rok Cena za trzy lata Oprogramowanie biurkowe/ 299,99 USD $299.99 QuickBooks Online*(za użytkownika) $274,86 $921.66 Hosting Right Networks**(za użytkownika) $600,00 $1,800.00
Ceny oparte na pakiecie QuickBooks Online Essentials reklamowanym na stronie internetowej firmy Intuit. (Pierwsze sześć miesięcy 18,86 USD, następnie 26,95 USD miesięcznie)
**Ceny oparte na cenach hostingu Right Networks reklamowanych na stronie internetowej - cena nie zawiera opłat za oprogramowanie
Podsumowanie
Jak już wspomniano w pierwszych trzech częściach tej serii, użytkownik powinien zawsze wybierać rozwiązanie księgowe, które najlepiej spełnia potrzeby jego firmy. Chociaż niektórzy właściciele firm będą korzystać z funkcji i dostępności rozwiązania opartego na chmurze, użytkownicy, którzy nie mają powodu do zmiany będzie tylko skończyć się wydając więcej pieniędzy na zasoby, których nie potrzebują.
Innymi słowy, jeśli wersja desktopowa oprogramowania działa dobrze dla Ciebie i chcesz kontynuować pracę w swoim lokalnym środowisku, nie ma powodu do zmiany.