Powody, dla których nie mogę sprawić, by oprogramowanie do zarządzania dokumentami pracowało dla mnie, są głównie oparte na wielowalutowości, podatkach i przepływie pracy.

Chcę systemu, do którego mogę wrzucać dokumenty i mieć je automatycznie dopasowane do istniejących transakcji (w moim oprogramowaniu księgowym) lub tworzyć je, jeśli nie istnieją. Za każdym razem, gdy idę i przeglądam oprogramowanie do zarządzania dokumentami, w jakiś sposób myślę "tym razem będzie inaczej", ale zawsze kończę rozczarowany.

Moje potrzeby są nieco niszowe, ale nadal, to może być frustrujące, aby nie być w stanie uzyskać oprogramowanie, aby zrobić to, co chcesz. Jestem wielkim zwolennikiem chmury i rezygnacji z papieru, i chcę, żeby to działało, ale ... to po prostu nie jest tam jeszcze dla mnie.

Kwestia wielowalutowości

Myślę, że wielowalutowość jest głównie problemem dla osób spoza USA. Używamy kart kredytowych w walutach innych niż amerykańska, aby kupować rzeczy w dolarach amerykańskich. Problem polega na tym, że otrzymujemy pokwitowanie w USD, ale kwota płatności pokazana na naszej karcie kredytowej jest w innej walucie (w moim przypadku, CAD). Oznacza to, że system zarządzania dokumentami nie może pomóc, ponieważ:

  • System nie wie, jaki był dokładny kurs wymiany. System może używać dziennego kursu wymiany do przeliczenia paragonu o wartości 10 USD na 12,05 CAD, ale rzeczywisty kurs wymiany stosowany przez operatora karty kredytowej skutkuje obciążeniem w wysokości 12,31 CAD.
  • Jeśli paragon jest wprowadzony do systemu jako środki USD, nie można opublikować paragonu USD na konto w walucie innej niż USD. W oprogramowaniu księgowym nie ma możliwości zaksięgowania tego paragonu o wartości 10 USD jako transakcji w USD na koncie VISA z walutą bazową CAD.

Wielowalutowe paragony w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami działają w dwóch scenariuszach:

  • Jeśli płacisz za pozycje za pomocą metody płatności, która ma tę samą walutę bazową, co paragon. W moim przypadku musiałbym kupować pozycje oznaczone w USD za pomocą karty kredytowej USD i pozycje oznaczone w CAD za pomocą karty kredytowej CAD.
  • Zakupy są dokonywane za pomocą środków niebiznesowych (tj. mojej osobistej gotówki). To, czy waluta bazowa metody płatności zgadza się z walutą bazową paragonu, nie ma znaczenia, ponieważ nie ma waluty bazowej dla pozycji płaconej osobiście.

Ostatnią kwestią, która pojawia się w przypadku paragonów wielowalutowych jest to, że jeśli paragony nie są w języku angielskim, nie można ich wyodrębnić (ani OCR, ani ludzie nie mogą sobie z tym poradzić). Nie oczekuję, że system będzie w stanie przetłumaczyć języki inne niż angielski, ale jest to problem, z którym się spotykam.

Podatki

Jak wspomniano, mam do czynienia z kanadyjską walutą, a więc i z kanadyjskimi podatkami. Jeśli chodzi o stronę zakupową, kanadyjskie podatki są nieco bardziej skomplikowane niż amerykańskie. Dzięki, Kanado!

Nie chcę Cię zanudzać kanadyjskimi przepisami dotyczącymi podatków od sprzedaży, ale mamy trzy podatki od sprzedaży: PST, GST i HST. Gdzie i kiedy te podatki są naliczane, zależy od lokalizacji nabywcy, lokalizacji sprzedawcy i konkretnego przedmiotu zakupu. Musisz wiedzieć, że musimy śledzić zapłacone podatki (lub gdy ich nie zapłaciliśmy), ponieważ część zapłaconych podatków wróci do Ciebie jako zwrot, podczas gdy część podatków, których nie zapłaciliśmy, musi być zapłacona po fakcie.

Oznacza to, że nawet jeśli masz naprawdę dobry system OCR lub kompetentną osobę skanującą twoje rachunki, jeśli nie znają oni kanadyjskiego prawa podatkowego dotyczącego sprzedaży i twojej konkretnej firmy, najprawdopodobniej skończysz z błędnymi informacjami. Jestem dość pewny, że większość kanadyjskich przedsiębiorców popełnia błędy, jednak, więc nie mogę powiedzieć, że winię systemy zarządzania dokumentami za to, że nie są w stanie uzyskać to prawo 100 procent czasu.

Z podatkami od sprzedaży w USA, nie jestem ekspertem, ale wierzę, że można wziąć całkowitą cenę zakupu (w tym podatków), wprowadź go do oprogramowania, i być zrobione z nim. Na szczęście dla Was, Amerykanów, oprogramowanie do zarządzania dokumentami może to zrobić w prawie 100 procentach przypadków.

Workflow

Podczas korzystania z oprogramowania do zarządzania dokumentami, zazwyczaj trzeba przestrzegać bardzo specyficznego przepływu pracy. To idzie coś w tym stylu:

  1. Wyślij paragon do oprogramowania do zarządzania dokumentami.
  2. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami wyodrębnia informacje z dokumentu.
  3. Zweryfikuj dokładność wyodrębnionych informacji.
  4. Przesłać transakcję do programu księgowego (tworząc nową transakcję).

Jeśli przetwarzasz dokument, dla którego istnieje już transakcja w Twoim oprogramowaniu księgowym, kończysz z duplikatem. Systemy zarządzania dokumentami, które testowałem, nie mają sposobu na rozpoznanie, że transakcja już istnieje. Idealnie byłoby, gdyby system identyfikował pasującą transakcję i łączył dane razem.

Systemy zarządzania dokumentami nie dostarczają wielu dodatkowych informacji, których nie zna jeszcze Twoje oprogramowanie księgowe. Dodatkowo, dane znajdujące się w oprogramowaniu księgowym będą bardziej dokładne, ponieważ pochodzą z banku.

Dane, które będą bardziej dokładne w oprogramowaniu księgowym to:

  • Metoda płatności
  • Data
  • Kwota

Dane, które mogą być lub nie być dokładne, w zależności od poziomu szczegółowości danych bankowych i zasad kategoryzacji w oprogramowaniu księgowym, to:

  • Nazwa
  • Opis

Dane, które może dostarczyć oprogramowanie do zarządzania dokumentami, a których nie będzie miało oprogramowanie księgowe, to:

  • Podatki
  • Podział na poszczególne pozycje
  • Typ dokumentu (czy jest to płatność czy opłacony wydatek?)
  • Cyfrowa kopia paragonu

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami będzie miało pewne informacje, których nie będzie miało Twoje oprogramowanie księgowe, ale ogólnie rzecz biorąc, większość danych można już znaleźć w oprogramowaniu księgowym (i jest ono zazwyczaj bardziej dokładne).

Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami

Wymieniłem niektóre z problemów, które konkretnie mam z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami, ale zdaję sobie sprawę, że nie każdy będzie miał te same problemy. Dla tych z was, którzy nie mają tych problemów, oto kilka możliwości, które należy szukać w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami (należy pamiętać, że oprogramowanie powinno być w stanie zarówno wyodrębnić i opublikować informacje):

  • Opłacone przez firmę vs. zwrot kosztów: Czy paragon jest opłacany z funduszy firmowych czy z osobistej gotówki?
  • Typ płatności: Jaki rodzaj metody płatności został użyty? Czy była to karta kredytowa, karta debetowa, czy gotówka?
  • Zapłacone vs. niezapłacone: Czy paragon został opłacony, czy jest to niezapłacony rachunek?
  • Rodzaj dokumentu: Czy dokument jest potwierdzeniem odbioru, dowodem zapłaty, niezapłaconą fakturą, wydatkiem przedstawionym do zwrotu, czy protokołem ze spotkania?
  • Reguły kategoryzacji: Nawet jeśli informacje można wyodrębnić, konieczne są reguły, które pozwolą je uściślić i uzupełnić brakujące szczegóły. Czy paragon z ABC Corp. jest zwykle przypisany do wydatków na badania i rozwój, czy też jest zakodowany na koncie aktywów mebli i wyposażenia?
  • Do rozliczenia: Czy paragon musi być rozliczony z klientem?
  • Powiązania między dokumentami i zapisami księgowymi: Jeśli jesteś w ramach oprogramowania księgowego, można kliknąć link i wrócić do paragonu, jak znaleźć w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami (i odwrotnie)? Jeśli nie używasz już oprogramowania księgowego lub systemu zarządzania dokumentami, czy istnieje sposób, aby dopasować pobrany paragon z arkuszem kalkulacyjnym pełnym transakcji z oprogramowania księgowego? Czy istnieje unikalny identyfikator używany w obu systemach, który pozwala na ponowne połączenie transakcji i jej dokumentacji źródłowej?

To nie jest pełna lista, ale są to niektóre z funkcji, które szukałbym w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami. Większość z tych systemów ma możliwości wymienione powyżej. Jak wspomniano na początku tego artykułu, niektóre z funkcji, które chcę, że nie byłem w stanie znaleźć w systemach zarządzania dokumentami są:

  • Śledzenie podatków: Szczególnie dla celów innych niż amerykańskie
  • Multi-currency: Ponownie, głównie dla celów innych niż amerykańskie
  • Przepływ pracy: System, który pozwala na pierwsze wprowadzenie danych do oprogramowania księgowego.

Czego tak naprawdę brakuje

Nadrzędnym problemem, jaki mam z oprogramowaniem do zarządzania dokumentami jest to, że nie jest ono głęboko zintegrowane z oprogramowaniem księgowym. Oba systemy zawierają cenne informacje i mają różne podejścia, ale gdyby były w stanie komunikować się i dzielić danymi lepiej, wiele problemów i potrzeba skomplikowanych do użycia funkcji odeszłaby.

Udawajmy, że jesteśmy w świecie, w którym dane w obu systemach zarządzania dokumentami i oprogramowaniu księgowym są całkowicie dostępne dla siebie nawzajem. Pomyśl, jak funkcjonalność funkcji zmieniłaby się na lepsze. Po stronie zarządzania dokumentami nie trzeba by się już tak bardzo przejmować ustalaniem typu płatności. Czy za paragon zapłacono platynową kartą VISA czy złotą MasterCard? Jeśli system zarządzania dokumentami miałby dostęp do danych znajdujących się w oprogramowaniu księgowym, prosty algorytm dopasowujący oparty na dacie i kwocie prawdopodobnie ujawniłby, że zakupu dokonano przy użyciu złotej karty MasterCard.

Duplikaty również byłyby dużo mniej niepokojące. Przed utworzeniem nowej transakcji, sprawdzenie, czy dana transakcja już istnieje w programie księgowym, drastycznie zmniejszyłoby szansę na podwójny wpis.

Zamiast konieczności sprawdzania, czy dane w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami są poprawne, a następnie ponownego wykonywania tych samych czynności w oprogramowaniu księgowym, interfejs pozwalający na przeglądanie obu zestawów danych w tym samym czasie byłby o wiele łatwiejszy. Mam na myśli, wyobraź sobie, że próbujesz skategoryzować wpływy bankowe w swoim oprogramowaniu księgowym, a wyświetlacz pokazuje pasujący paragon znaleziony w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami, a transakcja jest całkowicie skategoryzowana dla Ciebie. Wszystko, co musisz zrobić, to zaakceptować dopasowanie, a transakcja zostanie wprowadzona do oprogramowania księgowego, wraz z dokumentacją źródłową - i uzgodniona z kontem bankowym.

Coraz bliżej mojego ideału

American Express niedawno wyszedł z rozwiązaniem, które jest nieco bliżej do zaspokojenia mojego pragnienia, aby poślubić dokumentację źródłową do zapisów księgowych. Nazywa się ono usługą Connect to QuickBooks. Idea jest taka, że pstrykasz zdjęcie paragonu i abrakadabra, wszystko jest dopasowane do Twoich danych w QuickBooks Online. Uwaga: Aby to zadziałało, musisz używać aplikacji American Express ReceiptMatch i mieć konto biznesowe American Express OPEN.

Aplikacja jest w stanie połączyć zarówno dane z banku (bezpośrednio z American Express, ponieważ jest właścicielem aplikacji) z paragonem, który przechwytujesz. Kiedy dane trafiają do QuickBooks Online, podoba mi się, jak zasady są stosowane w celu zapewnienia najlepszej możliwej dokładności:

  1. Każda reguła z wcześniejszej kategoryzacji ma pierwszeństwo (co oznacza, że jeśli utworzono regułę kategoryzacji w QuickBooks Online, zostanie ona użyta w tej kategoryzacji).
  2. Jeśli nie ma reguły, używane są dane wprowadzone przez użytkownika (z aplikacji ReceiptMatch).
  3. Jeśli żadna z tych reguł nie ma zastosowania, wówczas QuickBooks spróbuje "automatycznie skategoryzować" wydatek na podstawie informacji z transakcji.
  4. W niektórych przypadkach automatyczna kategoryzacja może nie zadziałać. W takim przypadku wydatek będzie wyświetlany jako "wydatek nieskategoryzowany". Czasami w wydatku nie ma wystarczającej ilości informacji lub plan kont nie zawiera odpowiedniego konta, którego oczekuje autokategoryzacja.

Oprócz dołączenia paragonu do transakcji, import zawiera również więcej danych niż tradycyjny bank, jak widać na poniższym obrazku.

Tak więc, nawet jeśli nie dołączasz paragonu, nadal otrzymujesz dodatkowe informacje, których nie uzyskałbyś z normalnego feedu bankowego.

Gdybym dokonywał zakupów tylko przy użyciu karty American Express, miał konto biznesowe American Express OPEN i korzystał tylko z QuickBooks Online, to takie rozwiązanie działałoby całkiem dobrze. Jeśli coś takiego mogłoby być opracowane dla wszystkich rodzajów dokumentów, metod płatności i oprogramowania księgowego, byłoby super.

Dla kogo pracuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami?

Wiem, że ten artykuł jest o tym, jak oprogramowanie do zarządzania dokumentami nie działa dla mnie, ale to nadal może być bardzo przydatne narzędzie dla wielu ludzi. Nawet jeśli nie używasz oprogramowania do pchania transakcji do swojego oprogramowania księgowego, to nadal jest dobry w gromadzeniu i organizowaniu dokumentów w jednym miejscu.

Jeśli nie masz do czynienia z wieloma walutami i podatkami, jak ja, i używać systemu, który może zrobić ekstrakcji danych z dobrą dokładnością, to na pewno skróci czas przetwarzania transakcji w programie księgowym. Pamiętaj tylko, że jeśli zamierzasz używać oprogramowania do zarządzania dokumentami do księgowania transakcji w swoim programie księgowym, musisz najpierw zacząć przetwarzać dane w swoim oprogramowaniu do zarządzania dokumentami.

Czy oprogramowanie do zarządzania dokumentami działa dla Ciebie? Czy masz jakieś wskazówki, jak z niego korzystać, aby odpowiadało Twoim potrzebom? Czy są jakieś funkcje, które nie są dostępne, które chciałbyś zobaczyć?