Odważne strategie manewrowania podatkami, takie jak inwersje czy międzynarodowe ceny transferowe, dominują w dyskusjach na temat decyzji podatkowych przedsiębiorstw. Jednak te ryzykowne opcje nie są jedynym skutecznym sposobem na obniżenie efektywnej stawki podatkowej firmy. Wiele firm nie wykorzystuje podstawowych możliwości oszczędzania na podatkach z powodu braku inwestycji w najnowocześniejszą lub nawet aktualną platformę technologii podatkowej.
Mimo że technologia odgrywa coraz większą rolę we współczesnym świecie podatków korporacyjnych, nadal istnieje rozdźwięk między potrzebami działów podatkowych a dostępnymi narzędziami technologicznymi. Istnieje wiele przyczyn tej luki, z których najbardziej rażącą jest wykluczenie liderów podatkowych z procesu wyboru i wdrażania systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Wykluczenie z inicjatyw dotyczących oprogramowania w całej firmie nie tylko uniemożliwia działowi podatkowemu dzielenie się swoimi spostrzeżeniami, problemami i wiedzą na temat zgodności z przepisami, ale także wzmacnia dysfunkcyjne procesy i zwiększa ryzyko korporacyjne.
Podatki wymagają szczególnej uwagi przy ocenie opcji technologicznych, zarówno ze względu na złożoność przepisów podatkowych (i związanych z nimi atrybutów), jak i fakt, że przepisy te zmieniają się w czasie. Solidne oprogramowanie podatkowe, które zaspokaja potrzeby działu podatkowego, może ostatecznie zmniejszyć ryzyko związane ze zgodnością z przepisami, zwiększyć wydajność i spójność w całej organizacji, co ostatecznie może przyczynić się do zwiększenia zysków i zmniejszenia ryzyka.
Oto cztery rzeczy, które organizacje powinny wziąć pod uwagę podczas procesu wdrażania oprogramowania podatkowego.
1. Zacznij od profesjonalistów w dziedzinie podatków. Zbyt często zdarza się, że specjaliści podatkowi po raz pierwszy mają do czynienia z nowym systemem oprogramowania dopiero na późnym etapie procesu wdrażania. Nawet w przypadku aplikacji, które wspierają funkcje podatkowe, takich jak systemy księgowości ogólnej, dział podatkowy nie jest zwykle angażowany aż do fazy wdrożenia, czyli długo po ustaleniu wymagań. Niestety, powoduje to, że z procesu projektowania wyłączeni są specjaliści, którzy faktycznie używają tych programów do wykonywania swoich zadań. Użytkownicy ci mają decydujący wpływ na potrzeby firmy w zakresie systemu podatkowego.
Zaangażowanie działu podatkowego na wczesnym etapie procesu technologicznego zapobiega przykrym niespodziankom i zapewnia sprawniejsze, terminowe wdrożenie. Specjaliści podatkowi powinni zgłaszać swoje potrzeby i spostrzeżenia na początku projektu. Stając się kluczowymi interesariuszami w fazach planowania, specjaliści podatkowi mogą pomóc w uniknięciu problemów z działem IT podczas wdrożenia.
Otwarcie procesu planowania pozwoli również pracownikom podatkowym na zrozumienie i przygotowanie się do wdrożenia, co ostatecznie pomoże zmniejszyć tarcia w trakcie i po wdrożeniu. Jednak ze względu na złożoność i znaczenie oprogramowania podatkowego i księgowego, firmy powinny mieć więcej niż tylko udział działu IT w projekcie platformy ERP.
2. Położyć kres złym procesom. Często wdrożenie systemu dla przedsiębiorstw koncentruje się wyłącznie na automatyzacji istniejących procesów, a nie na tym, czy procesy te rzeczywiście służą zamierzonemu celowi. Takie podejście często powoduje, że systemy ERP automatyzują uszkodzone lub dysfunkcyjne procesy, co tylko pogłębia istniejące problemy. Zamiast tego, firmy powinny skupić swoją uwagę na rozwiązaniu problemu luki pomiędzy działem podatkowym a technologią, na której się opiera. Specjaliści podatkowi powinni dokładnie przeanalizować swoje obecne procesy pod kątem potencjalnych ulepszeń technologicznych, zanim zautomatyzują jakiekolwiek istniejące procesy.
Należy również pamiętać, że wprowadzanie zmian w systemach podatkowych i księgowych po ich wdrożeniu jest znacznie trudniejsze i bardziej kosztowne. Aby zapewnić solidną konfigurację systemu wrażliwego na kwestie podatkowe, należy zapewnić specjalistom ds. podatków wystarczająco dużo czasu na dokonanie właściwego przeglądu projektu przed jego wdrożeniem. Właściwy przegląd zapewni organizacji możliwość wcześniejszego zidentyfikowania krytycznych potrzeb i niedociągnięć systemu, a także pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.
3. Należy pamiętać o zarządzaniu ryzykiem. Kierownictwo musi również traktować technologię nie tylko jako narzędzie, ale jako część szerszej strategii zarządzania ryzykiem. Każdy etap procesu wdrażania systemu może wiązać się z poważnym ryzykiem, jeśli nie zostanie właściwie przeprowadzony. Na przykład nieprawidłowo przeprowadzona automatyczna kalkulacja lub brakujące pole aktywów może spowodować ogromne szkody dla wyniku finansowego i reputacji firmy, jeśli nie zostanie zignorowane.
Potencjalne ryzyko tego rodzaju wyjaśnia popularność i wartość rozwiązań zarządzanych. Rozwiązania te są projektowane i aktualizowane w taki sposób, aby spełniały najnowsze wymogi regulacyjne oraz ograniczały przypadki niezgodności z przepisami i związane z nimi kary. Tradycyjnie, utrzymanie systemu podatkowego w firmie jest czasochłonne i zależy od niewielkiej grupy ekspertów, którzy znają technologię. Natomiast zarządzane platformy podatkowe mają tę zaletę, że są utrzymywane przez stronę trzecią, a ponadto pozwalają na dostosowanie funkcjonalności do potrzeb wewnętrznego działu podatkowego.
4. Wspólny wysiłek. Luki technologiczne między działem podatkowym organizacji a jej oprogramowaniem ostatecznie obniżają produktywność, stanowią zagrożenie dla zgodności z przepisami oraz zwiększają koszty utrzymania i wdrożenia. Często problemy te wynikają z faktu, że specjaliści podatkowi zostali wykluczeni z procesu i nie poświęcono wystarczająco dużo czasu na planowanie zakresu i funkcji platformy.
Aby rozwiązać te problemy, organizacje powinny postrzegać wdrażanie oprogramowania jako część stałej strategii zarządzania ryzykiem, która może wyeliminować kosztowne błędy. Jeśli organizacje zaangażują dział podatkowy, mogą wdrożyć oprogramowanie, które zwiększy wydajność i zmniejszy prawdopodobieństwo popełnienia błędu. W ostatecznym rozrachunku wysiłki te mogą być równie korzystne, ale o wiele mniej kłopotliwe niż wykonywanie destrukcyjnych manewrów podatkowych.
O autorze:
Dean Sonderegger jest dyrektorem wykonawczym ds. zarządzania produktami w segmencie oprogramowania w Bloomberg BNA. Bloomberg BNA jest spółką w pełni zależną od Bloomberg, wiodącego źródła informacji prawnych, regulacyjnych i biznesowych dla profesjonalistów. Dean ma ponad 20-letnie doświadczenie w opracowywaniu i dostarczaniu rozwiązań w zakresie oprogramowania podatkowego i księgowego, ze szczególnym uwzględnieniem dużych klientów korporacyjnych.
