Łączenie wielu arkuszy w dowolnej wersji programu Excel

Od czasu do czasu może zaistnieć potrzeba połączenia danych z dwóch lub więcej arkuszy w jedną listę. Większość użytkowników kopiuje i wkleja dane razem, ale można również użyć Microsoft Query.

Alternatywnie, można użyć PowerQuery w Excel 2013, przemianowanego na Get and Transform w Excel 2016, ale te funkcje wymagają znacznie więcej doświadczenia z zapytaniami do bazy danych niż przeciętny użytkownik Excela zgromadził w tym momencie. Na szczęście Microsoft Query jest alternatywą dostępną we wszystkich wersjach programu Excel, która może przeprowadzić użytkownika przez ten proces.

Proces, który opiszę, może działać w ramach istniejącego skoroszytu lub można pobierać dane z wielu skoroszytów. Jedyną zmianą jest zmiana nazw skoroszytów i arkuszy, więc w tym artykule założymy, że łączymy dane z tego samego skoroszytu.

Aby to zrobić:

1. Utwórz nowy arkusz roboczy oznaczony jako Combined, aby pomieścić dane z innych arkuszy, jak pokazano na rysunku 1.
2. Kliknij menu Dane.
3. Kliknij FromOtherSources, a następnie wybierz From Microsoft Query z listy rozwijanej.
4. Następnie powinno pojawić się okno dialogowe Choose Data Source, w którym należy wyczyścić pole wyboru Use the Query Wizard to Create/Edit Queries.

• Jeśli okno dialogowe Choose Data Source nie zostanie wyświetlone, pojawi się komunikat informujący, że aplikacja Microsoft Query nie jest obecnie zainstalowana. W takim przypadku należy postępować zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby włączyć Microsoft Query w swojej wersji programu Excel. Microsoft Query to opcjonalna funkcja, która mogła zostać pominięta podczas instalacji programu Excel na komputerze. Po zainstalowaniu Microsoft Query można przejść do kroku 4.

1. Kliknij dwukrotnie Excel Files* w oknie dialogowym Choose Data Source. Dwukrotne kliknięcie umożliwia pominięcie przycisku OK.

Rysunek 1: Pamiętaj, aby odznaczyć opcję Użyj Kreatora zapytań do tworzenia/edycji zapytań w kroku 4.

1. Użyj okna dialogowego Wybierz skoroszyt, aby wybrać nazwę bieżącego skoroszytu, jak pokazano na rysunku 2. Wybór tego samego skoroszytu może wydawać się okrężny, ale Microsoft Query nie rozróżnia tego.
2. Kliknij OK, aby zamknąć okno dialogowe Wybierz skoroszyt.
3. Kliknij przycisk Zamknij bez dokonywania jakichkolwiek wyborów w oknie dialogowym Wybierz tabelę.

Rysunek 2: Musisz wybrać nazwę bieżącego skoroszytu, nawet jeśli jest on już otwarty.

1. W tym momencie na ekranie pojawi się Microsoft Query, w którym należy kliknąć przycisk SQL. SQL jest skrótem od Structured Query Language, który jest językiem używanym do żądania informacji z baz danych. W tym przypadku traktujemy dodatkowe arkusze w naszym skoroszycie jako tabele bazy danych.
2. W polu SQL Statement wpisujemy następujące polecenie:

SELECT *

FROM "E:\Combine Worksheets.xlsx". "January$"

Union

SELECT *

FROM "E:\Combine Worksheets.xlsx". "February$"

W tym kontekście "Select *" informuje Microsoft Query, że chcemy pobrać wszystkie dane z danego arkusza na podstawie ciągłego bloku komórek, który zaczyna się w komórce A1. Część "FROM" mówi Microsoft Query, gdzie znaleźć dane. W tym przypadku należy zastąpić E:\Combine Worksheets.xlsx lokalizacją i nazwą skoroszytu.

Wprowadź swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i co tydzień otrzymywać to, co najlepsze w AccountingWEB.Enter email address *Enteremail address
Sign up

Zastąpisz również January$ i February$ odpowiednimi nazwami arkuszy. Słowo "Union" mówi Microsoft Query, że chcemy umieścić dane z arkusza styczniowego na danych z arkusza lutowego. W razie potrzeby można dodawać instrukcje Union i Select.

1. Kliknij OK po zakończeniu instrukcji SQL.
2. Kliknij OK, aby zignorować ostrzeżenie, że zapytanie SQL nie może być wyświetlane graficznie.

Rysunek 3: Wprowadź instrukcję SQL i zastąp E:\Combine Worksheets.xlsx lokalizacją i nazwą skoroszytu.

1. Połączone arkusze pojawią się teraz w oknie dialogowym Microsoft Query, jak pokazano na rysunku 4.
2. Wybierz menu Plik w Microsoft Query.
3. W dolnej części menu wybierz opcję Return Data to Microsoft Excel.
4. Okno dialogowe Importuj dane pozwoli ci zdecydować, w jaki sposób chcesz zaprezentować dane:

• Tabela będzie prostą listą w arkuszu, która wyświetla wszystkie informacje z innych arkuszy.
• Raport tabeli przestawnej umożliwia utworzenie raportu na podstawie danych z innych arkuszy bez konieczności przeglądania samych połączonych danych.
• Raport PivotChart i Pivot Table umożliwia podsumowanie danych z innych arkuszy jednocześnie w formie wykresu i tabeli przestawnej.

Rysunek 4: Połączone dane można wyświetlać w programie Excel na różne sposoby.

Zaletą korzystania z Microsoft Query jest to, że jeśli dane z innych arkuszy ulegną zmianie, można zaktualizować połączony arkusz, klikając prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę w tabeli wynikowej lub tabeli przestawnej i wybierając opcję Odśwież.