W tym artykule pokażę Ci, jak i dlaczego uzyskaliśmy wsparcie od kierownictwa, zbudowaliśmy najlepszy zespół do pracy nad projektem i przeprowadziliśmy kilka kluczowych ćwiczeń, aby upewnić się, że wybraliśmy systemy odpowiednie dla naszych potrzeb.
Niedawno nasz zespół zmienił system CRM. Po kilku innych zmianach oprogramowania w przeszłości, tym razem chcieliśmy zrobić wszystko inaczej. Oto najważniejsze rzeczy, które musisz wiedzieć, jeśli zmieniasz istniejący system oprogramowania:
Zaangażowanie i zaufanie ze strony kierownictwa
Kiedy rozpoczęliśmy proces podejmowania decyzji, chcieliśmy się upewnić, że nasz zespół kierowniczy w pełni rozumie, dlaczego chcemy dokonać tych zmian, i uzyskać ich pełne poparcie. Muszę przyznać, że w przypadku tej zmiany oprogramowania nie było to trudne.
W pełni zgodzili się, że zmiany muszą nastąpić, ale oczywiście wiemy, że nie zawsze tak jest. W takim przypadku musisz mieć kluczowe punkty, dlaczego twoje obecne rozwiązanie nie wspiera firmy jako całości.
Musisz być w stanie wyartykułować, jak to negatywnie wpływa na zespół, procesy, klientów itp. Gdy masz ich buy-in i zrozumienia, druga część jest uzyskanie ich zaufania.
Muszą w pełni zaufać i wspierać zespół, który będzie robić due diligence, aby wybrać oprogramowanie, które jest najlepszym rozwiązaniem dla firmy. Gdy masz oba z nich, a następnie przejść do następnej fazy.
Ustanowienie zespołu wielofunkcyjnego
Kolejna faza jest fleshing out zespołu projektowego. Potrzebujesz osób ze wszystkich obszarów firmy zaangażowanych w projekt, aby zapewnić, że system będzie spełniał potrzeby całej firmy - nie tylko jednego działu. Nawet jeśli wybierasz nowe oprogramowanie podatkowe, chcesz mieć pewność, że masz reprezentację z audytu, administracji, kierownictwa, itp. W naszym zespole ds. CRM pracowali ludzie z naszego zespołu ds. rozwoju biznesu, kierownicy projektów, administratorzy, osoby odpowiedzialne za rozliczenia oraz udziałowiec.
Z tym wielofunkcyjnym zespołem, omówiliśmy funkcjonalność i usłyszeliśmy od wszystkich obszarów naszej firmy, aby zapewnić, że potrzeby wszystkich zostaną zaspokojone. Gdybyśmy mieli tylko zespół rozwoju biznesu pracujący nad tym, byłoby to wyłącznie skupione na tym, czego potrzebujemy z perspektywy sprzedaży i marketingu.
Nie uchwycilibyśmy tego, czego potrzebują nasi kierownicy projektów, aby zapewnić najlepszą obsługę klienta, czego potrzebują nasi konsultanci, aby zapewnić, że będą mogli nadążyć za swoimi klientami lub jak nasi członkowie zespołu administracyjnego i księgowego będą mieli dostęp do istotnych informacji. Po ustaleniu zespołu wielofunkcyjnego, przeszliśmy do ostatniego kroku przed poszukiwaniem rozwiązania.
Zdefiniuj potrzeby swojej firmy
Z tym wielofunkcyjnym zespołem, pracowaliśmy przez trzy różne ćwiczenia, które przyczyniły się do tego, że była to najbardziej udana zmiana oprogramowania w naszej historii. Ćwiczenia te pomogły nam skupić się na tym, czego dokładnie szukaliśmy w rozwiązaniu CRM i jakie były potrzeby naszej firmy.
1. Zaczęliśmy od zdefiniowaniaKarty Projektu:
- Cel
- Problem, który próbujemy rozwiązać (nasze "Dlaczego?")
- Jak rozwiążemy ten problem
- Mierników sukcesu
- Zakres: gdzie projekt się zaczyna i kończy
2. Po opracowaniu Karty Projektu, przeszliśmy do pracy nad naszym 10x Value Creator. W tym miejscu zaczęliśmy naprawdę sprawdzać, jakie zasoby będą potrzebne do realizacji projektu i jakie inne projekty mogą korzystać z tych samych zasobów.
Dzięki temu byliśmy w stanie poradzić sobie z wewnętrznymi konfliktami, które mogły się pojawić, zanim jeszcze się zaczęły. Kreator wartości 10x kazał nam również rozpocząć pracę nad naszymi kryteriami sukcesu i naszymi ograniczeniami w osiąganiu tych kryteriów.
Jakie wyniki chcieliśmy zobaczyć, aby wiedzieć, że projekt zakończył się sukcesem? Co uniemożliwiłoby nam ich osiągnięcie?
3. Ostatnim ćwiczeniem był Ewaluator rozwiązań. Był to najważniejszy dokument, który nie byłby tak użyteczny, gdyby nie wielofunkcyjny zespół, który pracował przez pierwsze dwa ćwiczenia.
Wypełniliśmy ten dokument naszymi końcowymi przemyśleniami i wynikami i użyliśmy go do określenia, z którymi dostawcami rozwiązań chcemy iść dalej. Daliśmy im nawet kopię naszego Solutions Evaluator, aby mogli dostosować swoje demonstracje/prezentacje do naszych najważniejszych kwestii. Solutions Evaluator pozwolił im dowiedzieć się, jakie są nasze cele, co chcemy robić, przestać robić i zacząć robić z tym nowym systemem.
Być może najważniejsze jest to, że powiedział im, jakie były nasze kryteria sukcesu i kim byli kluczowi odbiorcy w naszym zespole (tj. konsultanci, kierownicy projektu, sprzedaż itp.). Daliśmy dostawcom rozwiązań znać, czego oczekują poszczególni odbiorcy, jak wygląda dla nich sukces i jakich informacji lub pomiarów oczekujemy.
Podczas demonstracji dostawcy rozwiązań byli w stanie wypowiedzieć się na temat każdego z nich i pokazać nam, jak ich rozwiązanie wspiera te potrzeby i pomiary. Choć może się wydawać, że proces ten trwał dłużej, niż można by się spodziewać, to jednak należyta staranność sprawiła, że była to najbardziej udana zmiana oprogramowania w historii naszej firmy.
Kiedy dokonaliśmy ostatecznego wyboru, cały nasz zespół pytał, kiedy system zostanie wprowadzony i kiedy będzie mógł rozpocząć szkolenie. Informowaliśmy ich na bieżąco przez cały czas trwania projektu, a kiedy wybrano rozwiązanie, było tyle emocji i ulgi, że byli gotowi do działania.
Wnioski
Ponownie, upewnij się, że zespół kierowniczy jest zaangażowany w projekt od samego początku. Upewnij się, że masz przedstawicieli wszystkich obszarów w zespole, podczas gdy zaczynasz przechodzić przez proces i wykorzystywać kluczowe narzędzia, które naprawdę pomogą Twojemu zespołowi skupić się na najwyższych priorytetach/potrzebach oprogramowania.
Gdy już je zidentyfikujesz, przekaż je wcześniej dostawcom rozwiązań, abyś mógł odkryć, jak planują zaspokoić Twoje potrzeby. Usprawni to proces podejmowania decyzji dotyczących oprogramowania i zapobiegnie wybraniu rozwiązania, które ostatecznie nie spełni oczekiwań.
Oryginał pojawił się na blogu Boomer Consulting.
Powiązane artykuły
Jak przekonać klienta do automatyzacji
Gdzie CRM pasuje do księgowych?
