Jak sprawić, by arkusze kalkulacyjne programu Excel mieściły się na jednej stronie lub ekranie?

W programie Microsoft Excel często występuje napięcie, aby zmieścić jak najwięcej informacji na jednym ekranie lub stronie. Opłacalność może być ogromna, ponieważ oszczędzasz nadgarstki na przewijaniu lub przerzucaniu stron.

W tym artykule omówię dwa różne podejścia, które można zastosować, aby osiągnąć oba te cele. Podzielę się również praktyczną zasadą, której używam, aby upewnić się, że nie zmniejszam drukowanej treści do nieczytelnego etapu.

Maksymalizacja treści na ekranie

Najpierw przyjrzyjmy się maksymalizacji ilości informacji, które można zmieścić na ekranie. Być może korzystasz już z suwaka powiększenia w prawym dolnym rogu programu Excel, jak pokazano na rysunku 1. Można go użyć do szybkiego zwiększenia lub zmniejszenia rozmiaru treści na ekranie. Jednak osobiście zdarza mi się przypadkowo uderzyć w ten suwak, gdy próbuję uzyskać dostęp do paska przewijania, więc wyłączam tę funkcję:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na pasku stanu programu Excel, który znajduje się na samym dole ekranu programu Excel.
2. Wyczyść pole wyboru suwaka powiększenia.

Rysunek 1: Wyłącz suwak powiększenia, jeśli przypadkowo go klikniesz.

Jednym z powodów, dla których wyrzucam suwak powiększenia, jest to, że mogę zamiast tego zastosować bardziej eleganckie podejście, jak pokazano na rysunku 2. Załóżmy na przykład, że dla 12-miesięcznego arkusza kalkulacyjnego widać od stycznia do listopada, ale grudzień i kolumna Razem są nieco poza ekranem:

1. Wybierz zakres, który chcesz wyświetlić na jednym ekranie.
2. Wybierz kartę Widok na wstążce programu Excel.
3. Wybierz opcję Powiększ do zaznaczenia w sekcji Powiększenie na wstążce.

Możesz teraz zobaczyć styczeń przez kolumnę Razem na jednym ekranie. Jeśli przypadkowo zbytnio zmniejszysz tekst, kliknij polecenie 100% w sekcji Powiększenie w menu Widok.

Rysunek 2 : Ściśnięcie kilku dodatkowych kolumn na ekranie za pomocą polecenia Zoom to Selection w Excelu.

Maksymalizacja drukowanej zawartości

Zwrócimy teraz naszą uwagę na menu Układ strony programu Excel, aby zmaksymalizować ilość informacji, które możemy zmieścić na jednej wydrukowanej stronie, jak pokazano na rysunku 3:

1. Wybierz menu Układ strony.
2. Określ 1 stronę zarówno dla wysokości, jak i szerokości w opcjach w sekcji Skaluj, aby dopasować.

Ilustracja 3: Opcje wysokości i szerokości ułatwiają dopasowanie zawartości Excela do pojedynczej strony.

Wprowadź swój adres e-mail, aby zapisać się do naszego newslettera i co tydzień otrzymywać najlepsze informacje z AccountingWEB.Enter email address *Enteremail address
Sign up

Korzystając z tych opcji upewnij się, że wartość w polu Scale nie spadnie poniżej 64%. Z mojego doświadczenia wynika, że skala poniżej tej wartości może powodować zmęczenie oczu u większości osób czytających tworzone dokumenty. Możesz jednak użyć kilku sztuczek, aby zwiększyć skalę wydruku, jeśli jest ona co najmniej w pobliżu 64%:

• Zmniejsz szerokość kolumn, jeśli to możliwe.
• W razie potrzeby dostosuj wysokość wierszy.
• Dostosuj marginesy dokumentu. Jednym z szybkich sposobów jest wybranie opcji Wąskie pod poleceniem Marginesy w sekcji Ustawienia strony w menu Układ strony programu Excel.

Oczywiście nie każdy arkusz kalkulacyjny nadaje się do zmieszczenia na jednej stronie, więc z pewnością można dostosować ustawienia w razie potrzeby. Jeśli arkusz ma wiele kolumn, inną opcją jest zmiana orientacji strony, jak pokazano na rysunku 4:

1. Wybierz menu Układ strony.
2. Kliknij polecenie Orientacja.
3. Wybierz Landscape (lub Portrait, w zależności od potrzeb).

Rysunek 4: Czasami prosta zmiana orientacji strony pozwala zmieścić na niej więcej treści.

Dodatkowe opcje dostępne są w widoku Backstage View w Excelu 2010 i nowszych wersjach, który w żargonie Microsoftu oznacza to, co większość użytkowników uważa za ekran podglądu wydruku pokazany na rysunku 5:

1. Wybierz Plik, a następnie Drukuj.
2. Kliknij ostatnie polecenie w sekcji Ustawienia, które domyślnie ustawione jest na Brak skalowania. Jak pokazano na rysunku 5, można wybrać jedną z dodatkowych opcji:

• Fit All Rows on One Page. Wybierz tę opcję, jeśli dane obejmują wiele wierszy.
• Dopasuj wszystkie kolumny na jednej stronie. Wybierz tę opcję, jeśli pracujesz z wieloma kolumnami.
• Dopasuj arkusz na jednej stronie. Wybierz tę opcję, jeśli dane obejmują wiele wierszy i kolumn.

Orientację strony i marginesy można również dostosować tutaj, za pomocą odpowiednich poleceń w Ustawieniach. Jeśli potrzebujesz dodatkowej kontroli nad ustawieniami, kliknij łącze Ustawienia strony na tym ekranie, aby wyświetlić tradycyjne okno dialogowe Ustawienia strony. Na szczęście nie muszę obecnie drukować wielu dokumentów, ale kiedy to robię, przywracam dostęp do klasycznego pełnoekranowego podglądu wydruku, który był dostępny w programie Excel 2007 i wcześniejszych.

Rysunek 5: Microsoft nazwał ten ekran Backstage View.