David Ringstrom, CPA
Dane w arkuszach kalkulacyjnych programu Excel są powszechnie organizowane w kolumnach, z tytułami objaśniającymi na górze każdej sekcji. Podczas wykonywania tego najbardziej podstawowego zadania związanego z wprowadzaniem danych wielu użytkowników programu Excel często nieświadomie utrudnia korzystanie z programu. Gdy nagłówki kolumn w arkuszu obejmują dwa lub więcej wierszy, może wystąpić kaskada problemów. Na szczęście prosta technika może pomóc Ci uniknąć frustracji i zaoszczędzić czas podczas pracy w programie Microsoft Excel.
Arkusze kalkulacyjne programu Excel powinny być zasadniczo skonstruowane w stylu tabeli bazy danych, gdzie pierwszy wiersz zawiera nagłówki dla każdej kolumny, a następnie powiązane dane znajdują się w sąsiadującym bloku komórek. Jednak użytkownicy często wybierają formę zamiast funkcji, jak pokazano na rysunku 1, gdzie nagłówki obejmują wiersze od 1 do 3. Jeśli miałbyś posortować te dane, może się okazać, że drugi i trzeci wiersz nagłówków zostanie posortowany do ciała danych:
- Excel 2007 i nowsze: Kliknij komórkę A1, a następnie wybierz polecenie Sortuj na karcie Dane. Kliknij pole wyboru dla opcji "Moje dane mają nagłówki", a następnie posortuj na podstawie kolumny Produkt, jak pokazano na rysunku 2.
- Excel 2003 i wcześniejsze: Kliknij komórkę A1, wybierz polecenie Dane, a następnie Sortuj. Kliknij dwukrotnie pozycję Wiersz nagłówka, aby posortować dane na podstawie kolumny Produkt.
Rysunek 1: Rozciąganie nagłówków na wiele wierszy może wywołać niezamierzone konsekwencje w programie Excel.
Rysunek 2: Opcja Moje dane mają nagłówki traktuje tylko pierwszy wiersz jako nagłówki.
Bez względu na to, z której wersji programu Excel korzystasz, zobaczysz, że nagłówki z drugiego i trzeciego wiersza zostaną przesiane do wierszy z danymi. Możesz temu przeciwdziałać, wybierając przed sortowaniem tylko wiersze z danymi, ale to dodaje dodatkowe kroki do procesu.
Alternatywnie, jeśli ułożysz swój arkusz kalkulacyjny w sposób pokazany na rysunku 3, możesz bez problemu posortować dane w dowolnej wersji programu Excel. W tym celu należy wpisać nagłówki w pojedynczej komórce, a następnie użyć polecenia Zawijaj tekst:
- Excel 2007 i nowsze: Zaznacz komórki zawierające nagłówki, a następnie kliknij polecenie Zawijaj tekst na karcie Strona główna wstążki.
- Excel 2003 i wcześniejsze: Zaznacz komórki zawierające nagłówki, a następnie naciśnij klawisz Ctrl-1, aby wyświetlić okno dialogowe Formatuj komórki. Wybierz polecenie Zawijaj tekst na karcie Wyrównanie, a następnie kliknij przycisk OK.
Rysunek 3: Aby uzyskać najlepsze wyniki, umieść tytuły w jednym wierszu i użyj funkcji Zawijanie tekstu.
Korzystanie z funkcji Zawijanie tekstu w programie Excel usprawnia również działanie wielu innych funkcji. Na przykład polecenie Filtr (znane jako AutoFiltr w programie Excel 2003 i wcześniejszych) oczekuje pojedynczego wiersza z nagłówkami, podobnie jak funkcje Tabela przestawna i Tabela. Funkcja Tabela jest znana jako funkcja Lista w programie Excel 2003 i wcześniejszych.
Przeczytaj więcej artykułów autorstwa Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultacyjne na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David przemawia na konferencjach na temat Microsoft Excel i prezentuje webcasty dla kilku dostawców CPE, w tym partnera AccountingWEB - CPE Link.
