Dla niektórych z Twoich klientów biznesowych proces zamknięcia roku będzie czystą formalnością, zajmującą tylko jeden lub dwa dni. Inni będą zmagać się z tym problemem i zajmie im to tygodnie.
Kiedy dane są rozproszone w wielu aplikacjach, księgowi na wszystkich poziomach spędzają długie godziny i weekendy na ręcznym wprowadzaniu danych, co może wiązać się z ogromnymi kosztami. Może to również prowadzić do błędów, opóźnień i załamań kontroli wewnętrznej.
Czynności manualne są demotywujące dla księgowych, którzy stają się robotami wprowadzającymi dane. Nie mogą poświęcić czasu na raportowanie, analizy i inne wartościowe czynności, do których zostali przeszkoleni i które woleliby wykonywać. Kluczem do szybszego zamykania ksiąg rachunkowych jest przegląd procesów i zautomatyzowanie ich w jak największym stopniu.
W czasach, gdy firmy przyjmują dziesiątki, jeśli nie setki, różnych aplikacji w chmurze, aby rozwiązać wszystkie rodzaje problemów biznesowych, zespoły księgowe muszą przedzierać się przez różne samodzielne silosy danych. Powtarzalne procesy, które obejmują wiele aplikacji, są gotowe do automatyzacji poprzez integrację.
Podczas gdy płynna wymiana informacji jest krytycznym elementem operacyjnym w organizacjach każdej wielkości, wiele działów księgowych nie może sobie pozwolić na dedykowane zasoby techniczne, które są potrzebne do integracji danych pomiędzy tymi aplikacjami. To właśnie w tym miejscu mogą zabłysnąć platformy integracyjne jako usługi (iPaaS).
Odpowiednia platforma iPaaS eliminuje wiele technicznych wyzwań związanych z integracją, dzięki czemu zespoły księgowe mogą skupić się na budowaniu właściwych procesów, które będą dla nich funkcjonować. Jako całość, iPaaS to pakiet usług w chmurze, który umożliwia opracowywanie i realizację przepływów integracyjnych oraz zarządzanie nimi, łącząc dowolną kombinację procesów, usług, aplikacji i danych, zarówno w siedzibie firmy, jak i w chmurze, w ramach pojedynczej organizacji lub w wielu organizacjach.
Platforma dba o krytyczne funkcjonalności, takie jak gwarantowane dostarczanie danych po wyjęciu z pudełka, zapewniając jednocześnie łatwiejszy interfejs użytkownika, który pomaga przyspieszyć sposób, w jaki dane są połączone w całej organizacji. Przykładem wykorzystania integracji do osiągnięcia doskonałości operacyjnej i szybszego zamykania procesów jest sposób, w jaki może ona usprawnić procesy lead-to-cash i procure-to-pay.
iPaaS: Lead to Cash
Firmy zazwyczaj korzystają z systemu CRM do zarządzania procesem sprzedaży, co oznacza, że gdy tylko zamówienie zostanie zaksięgowane, informacje muszą zostać wprowadzone do aplikacji rozliczeniowej lub finansowej. Księgowość przygotowuje następnie faktury i wystawia rachunek klientowi. Po otrzymaniu zapłaty za fakturę, należy ją dopasować do otwartej faktury i zaktualizować odpowiednie zapisy księgowe.
Proces ten obejmuje zwykle dwie lub więcej aplikacji i stanowi idealny scenariusz, w którym integracja może być kluczem do automatyzacji całego procesu. Dzięki wykorzystaniu iPaaS, gdy tylko zamówienie zostanie wygrane w CRM, informacje są automatycznie przesyłane do aplikacji rozliczeniowej. Po otrzymaniu płatności od klienta, integracja między bankami lub bramkami płatniczymi a aplikacją billingową może zautomatyzować proces dopasowywania faktur.
W celu zdefiniowania kryteriów dopasowania można stworzyć specjalne reguły biznesowe. Integracja w tym scenariuszu nie tylko skutkuje szybszym wystawianiem faktur i terminowymi płatnościami, ale także automatyzuje procesy, które mogą wymagać wielu godzin ręcznej pracy, zwłaszcza w okresach zamknięcia.
iPaaS: Od zamówienia do zapłaty
Zamówienia publiczne to kolejny obszar, który z łatwością może obejmować trzy lub więcej aplikacji.
Firmy albo korzystają z portalu sprzedawcy do przechwytywania informacji, albo ręcznie wprowadzają sprzedawcę do systemu księgowego lub ERP. Umowa dostawcy i W-9 formularzy są zbierane i fizycznie archiwizowane lub przechowywane w formie cyfrowej. Kiedy żądania rekwizycji są odbierane - albo przez e-mail lub portalu dostawcy - księgowość tworzy zamówienie zakupu, które jest wysyłane do sprzedawcy. Płatności są następnie wypłacane do sprzedawcy w oparciu o warunki.
Ważne jest, aby upewnić się, że dokładne informacje są wprowadzane do systemu, takie jak informacje bankowe sprzedawcy. Poprzez integrację systemu, który przechwytuje informacje o dostawcy, z bazą danych wszystkich numerów ABA banków amerykańskich, terminowe i dokładne płatności są zapewnione. Integracja może pomóc w automatycznym zastosowaniu reguł biznesowych, takich jak wymagane dokumenty prawne w oparciu o typ firmy (np. W-9 dla jednoosobowej działalności gospodarczej).
Aby całkowicie zautomatyzować procesy płatności, integracja systemu finansowego rekordu z aplikacją do zarządzania dostawcami wraz z integracjami z bankami może zapewnić, że procesy A / P są usprawnione i zautomatyzowane. Jeśli pozycje podlegają opodatkowaniu, integracja z kalkulatorami podatkowymi zapewni, że prawidłowe kwoty zostaną ujęte w PO i w raportach finansowych.
Znajdowanie możliwości automatyzacji
Jotham Ty, założyciel i dyrektor generalny Gappify, sugeruje, aby poszukać możliwości automatyzacji ręcznych procesów, szczególnie tam, gdzie dane są wprowadzane ręcznie lub gdzie do śledzenia danych używane są arkusze kalkulacyjne - przykładem może być mapowanie danych, walidacja pól i konwersja danych. Firmy, które chcą szybciej zamykać księgi muszą usprawnić swoje procesy poprzez wyeliminowanie luk pomiędzy aplikacjami.
W tym celu księgowi powinni rozważyć zastosowanie technologii iPaaS dla siebie i swoich klientów w celu przetwarzania danych potrzebnych do terminowego zamknięcia ksiąg.
Powiązane artykuły
Jaka jest następna zabójcza aplikacja księgowa?
10 najlepszych przydatnych funkcji CRM dla księgowych
