To najgorszy koszmar każdego użytkownika arkusza kalkulacyjnego - pracujesz nad skoroszytem przez pewien czas, a potem przypadkowo zamykasz go bez zapisania. Albo wysiadło zasilanie, albo Excel się zawiesił ... lista zagrożeń związanych z arkuszem kalkulacyjnym jest długa i długa.
Jeśli używasz programu Excel 2010 lub nowszego, istnieje całkiem spora szansa, że możesz ograniczyć wiele - ale nie wszystkie - zagrożenia związane z niezapisanymi skoroszytami. Niezależnie od tego, w każdej wersji programu Excel można zwiększyć szanse na odzyskanie kopii pracy po awarii oprogramowania.
Jak pokazano na rysunku 1, program Excel od dawna posiada funkcję AutoRecover, która ma pomóc w odzyskaniu niezapisanych skoroszytów w przypadku awarii programu Excel. W przypadku awarii dowolnej wersji programu Excel użytkownik ma czasami możliwość odzyskania przynajmniej części swojej pracy za pomocą panelu Odzyskiwanie dokumentów przedstawionego na rysunku 1. Funkcja ta jest jednak ograniczona do arkuszy, które były otwarte w programie Excel w momencie awarii programu lub komputera.
Rysunek 1: Okienko odzyskiwania dokumentów pojawia się automatycznie w uzasadnionych przypadkach we wszystkich wersjach Excela.
Chociaż funkcja odzyskiwania dokumentów jest w pewnym stopniu pomocna, nie chroni skoroszytów, które nieumyślnie zamknęliśmy bez zapisywania, klikając "nie" na tytułowy monit "Czy chcesz zapisać wprowadzone zmiany?". Jednak w Excelu 2010 i nowszych wersjach masz możliwość nie tylko odzyskiwania niezapisanych plików, ale czasem także wersji pliku sprzed kilku minut. Jest to przydatne, gdy popełnisz błąd, którego nie możesz cofnąć, lub gdy chcesz zobaczyć, jak wyglądał skoroszyt kilka minut wcześniej. Aby to zrobić, wybierz Plik, Info, a następnie poszukaj przycisku Zarządzaj wersjami, jak pokazano na rysunku 2. Jeśli wyświetlane są poprzednie wersje, można je otworzyć obok najbardziej aktualnej wersji skoroszytu i w razie potrzeby kopiować i wklejać dane między skoroszytami.
Rysunek 2: Excel 2010 i nowsze wersje oferują możliwość dostępu do wersji plików, które były niedostępne w Excelu 2007 i wcześniejszych.
W każdej wersji programu Excel należy wykonać następujące czynności, aby zwiększyć szanse na odzyskanie niezapisanej pracy:
- Excel 2010 i nowsze: Jak pokazano na rysunku 3, wybierz polecenie Plik, Opcje, Zapisz, a następnie zmień ustawienie Zapisywanie informacji o automatycznym odzyskiwaniu na co dwie minuty, zmniejszając je z domyślnego ustawienia co dziesięć minut.
- Excel 2007: Kliknij przycisk Office, wybierz polecenie Opcje programu Excel, Zapisz, a następnie zmień ustawienie Zapisz informacje o autoodtwarzaniu na co dwie minuty, w dół z domyślnego co dziesięć minut.
- Excel 2003 i wcześniejsze: Wybierz Narzędzia, Opcje, kliknij kartę Zapisywanie, a następnie zmień ustawienie Zapisywanie informacji o automatycznym odzyskiwaniu na co dwie minuty, w dół z domyślnego co dziesięć minut.
Pamiętaj, że Excel niekoniecznie będzie zapisywał Twoją pracę co dwie minuty, co ilustruje różnica czasów przedstawiona na rysunku 2. Choć nie analizowałem tego zbyt dokładnie, z moich obserwacji wynika, że Excel zapisuje wersje tymczasowe w sposób nieco przypadkowy, ale niezależnie od tego obniżenie ustawienia do co dwie minuty zwiększa potencjalną częstotliwość zapisywania nowych wersji.
Rysunek 3: W każdej wersji Excela powinieneś zmienić częstotliwość automatycznego odzyskiwania na co dwie minuty.
W każdej wersji Excela dokumenty prezentowane w okienku Odzyskiwanie dokumentów są zazwyczaj usuwane po zamknięciu okienka i odpowiedzi "tak" na monit, że nie potrzebujesz już dostępu do tych plików. W Excelu 2010 i nowszych, z moich obserwacji wynika, że niezapisane wersje utrzymują się przez trzy lub cztery dni, a następnie są usuwane.
W sytuacjach awaryjnych, na przykład gdy nie pojawia się okienko odzyskiwania dokumentów lub gdy pracujesz w Excelu 2007 i wcześniejszych i chcesz spróbować uzyskać dostęp do wersji sprzed kilku minut, warto spróbować użyć Eksploratora Windows, aby przejść do folderu wymienionego w lokalizacji pliku automatycznego odzyskiwania. Być może poszczęści Ci się i znajdziesz dostępną wersję swojego dokumentu.
Chociaż te funkcje oferują pewne zabezpieczenie przed awariami, najlepszą obroną jest częste zapisywanie i tworzenie wielu wersji dokumentów. Osobiście włączam numery wersji, takie jak 1.01, 1.02 itd. do niektórych nazw moich plików arkuszy kalkulacyjnych, aby w razie potrzeby móc cofnąć się w czasie.
Przeczytaj więcej artykułów autorstwa Davida Ringstroma.
O autorze:
David H. Ringstrom, CPA kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultingowe na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected]. David jest prelegentem na konferencjach poświęconych Microsoft Excel, a także prezentuje webcasty dla kilku dostawców usług CPE, w tym dla partnera CPE Link, firmy AccountingWEB.
