Żadna dziedzina nie lubi buzzwordów bardziej niż technologia, a jednym z wiodących obecnie terminów jest "chmura". Ale nie chodzi tylko o to, by wiedzieć, co jest modne. Księgowi, którzy wiedzą, jak korzystać z chmury, będą pracować wydajniej, a piękno tego rozwiązania polega na tym, że nie jest ono tak skomplikowane, jak wielu się obawia.
Czym właściwie jest "chmura"? Mówiąc najprościej, platformy oprogramowania w chmurze "żyją" w sieci, co oznacza, że są nową generacją oprogramowania opartego w całości na Internecie. Nie zajmują one miejsca na komputerze i można do nich uzyskać dostęp z dowolnego terminala podłączonego do Internetu. Są też bardzo dobrze zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.
Chmura doskonale nadaje się do prowadzenia księgowości z następujących powodów:
- Bezpieczeństwo
Gdy korzystasz z oprogramowania w chmurze, wszystko jest zawsze chronione - przechowywane na wielu serwerach, zabezpieczone przy użyciu najnowszej i najbardziej zaawansowanej technologii, aby nikt nie mógł uzyskać dostępu do Twoich danych lub ich usunąć. To duża poprawa w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem księgowym opartym na komputerach PC, które jest narażone na niezliczone ryzyko: Wszystko znajduje się zwykle na jednym komputerze lub serwerze, który może ulec awarii i pozostawić Cię z niczym. Ryzykowne jest także ciągłe przenoszenie informacji za pomocą pamięci USB. A tworzenie kopii zapasowych może być kosztowne i czasochłonne, zwłaszcza gdy trzeba je wykonywać co kilka dni.
Dostawcy oprogramowania w chmurze pracują zgodnie z najsurowszymi wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa, chronionymi środkami w stylu "Jamesa Bonda", takimi jak skanowanie odcisków palców i siatkówki oka. Wielowarstwowe programy antywirusowe zapobiegają wszelkim próbom włamania się do serwerów. Najnowocześniejsze oprogramowanie do szyfrowania danych praktycznie uniemożliwia złodziejom danych wydobycie jakichkolwiek użytecznych informacji. Dzięki temu nawet małe firmy uzyskują takie same korzyści w zakresie bezpieczeństwa, jak firmy z listy Fortune 500.
- Żywe dane w czasie rzeczywistym
Użytkownicy chmury mają stale aktualizowane wszystkie informacje finansowe, co pozwala im podejmować decyzje w oparciu o najnowsze dostępne informacje. Porównaj to z "tradycyjnym" oprogramowaniem księgowym, które wymaga czasochłonnego, ręcznego wprowadzania danych. Po początkowym przeniesieniu danych z komputerów lokalnych do chmury proces ten staje się niemal całkowicie zautomatyzowany.
- Dostępność
Dla wielu księgowych największą zaletą korzystania z oprogramowania w chmurze jest możliwość dostępu do danych w dowolnym miejscu i czasie. Jeśli istnieje połączenie z Internetem, można się zalogować i zarządzać informacjami księgowymi z komputera, laptopa, a nawet telefonu. Platformy chmurowe oparte na komputerach PC nie mają tej opcji. Dostęp do danych tylko z jednego miejsca może być bardzo uciążliwy. Wielu menedżerów musi wysyłać pliki tam i z powrotem, co jest nie tylko czasochłonne, ale i ryzykowne.
- Brak problemów z utrzymaniem
Dzięki chmurze możesz całkowicie skupić się na swojej działalności księgowej. Zapomnij o zmartwieniach związanych z oprogramowaniem: Wszystkimi problemami, które wystąpią, zajmą się twórcy oprogramowania. Wystarczy, że zgłosisz wszelkie problemy, a pracownicy serwera zajmą się nimi. Koniec z awariami, błędami, utratą danych i innymi pożarami, które trzeba gasić. Po prostu rób to, co robisz najlepiej, a szczegóły techniczne oprogramowania pozostaw profesjonalistom.
Jak zacząć?
Po pierwsze, zawsze należy sprawdzić wiarygodność firmy, której powierza się zarządzanie kontem w chmurze. Chociaż jest wielu niezawodnych dostawców, wybór jednej z dużych firm o ugruntowanej pozycji jest zazwyczaj bezpiecznym rozwiązaniem. Większe firmy mają też zwykle więcej opcji dostosowywania.
Ważnym czynnikiem jest także łatwość obsługi - upewnij się, że interfejs jest przyjazny dla użytkownika, a Ty i Twoi pracownicy możecie szybko opanować obsługę oprogramowania. Na szczęście większość wiarygodnych dostawców ma łatwe w użyciu pulpity nawigacyjne, więc opanowanie ich nie powinno być trudnym procesem.
O autorze:
Guy Pearson jest założycielem Your Modern Practice i Practice Ignition. Jest zwolennikiem wstrząsów w branży księgowej i koncentruje się na wypełnianiu luki pomiędzy firmami, aby uzyskać lepsze informacje i porady finansowe.
