Prawdopodobnie nie muszę tłumaczyć paniki, która pojawia się, gdy zdajesz sobie sprawę, że możesz "przerosnąć" swoje oprogramowanie księgowe. Czas i wysiłek, który my jako księgowi zainwestowaliśmy w te platformy nie może być zważony lub zmierzony. Są one w zasadzie rdzeniem naszego życia księgowego. Kiedy jestem na konferencji przeglądając obszar sprzedawcy i zobaczyć nową platformę rachunkowości pop up, to daje mi niepokój. Na szczęście nasi klienci ufają nam bezgranicznie i używają tego, co preferujemy/rekomendujemy, zamiast zawsze chcieć wskoczyć do najnowszej i najwspanialszej opcji na rynku, niezależnie od tego, czy używamy jej, czy nie.
To powiedziawszy, od czasu do czasu mamy klientów lub potrzeby, które po prostu wydają się przewyższać możliwości naszego oprogramowania. Dla mnie, wiem, że należności i zapasów są zawsze ogromne problemy z rozwojem klienta. Podczas gdy nasze oprogramowanie chwali się, że może obsłużyć wszystkie solidne zadania, których wymagamy, jako użytkownik końcowy wiemy, że to się nie trzyma.
Co więc robimy w takich sytuacjach?
Jest kilka opcji do rozważenia. Może przenieść klienta do bardziej solidnej platformy, jak Netsuite. Moim zdaniem jednak, o ile nie jesteś dużą korporacją i nie masz kilku osób do obsługi oprogramowania, najlepiej trzymać się swojego oprogramowania startowego (tj. QBO, Xero) tak długo, jak to możliwe i wykorzystywać wtyczki i integracje, a nie dokonywać hurtowych zmian.
Jesteśmy w czasach, w których firmy nauczyły się grać ładnie (w większości), przynajmniej w przestrzeni fintech. Zdały sobie sprawę, że razem są silniejsze i nie muszą być budowane w pojedynkę. Quickbooks i Xero są głównym łącznikiem do nowych platform zewnętrznych. Nawet jeśli QBO oferuje inwentaryzację, to i tak będzie się integrować z innym oprogramowaniem inwentaryzacyjnym i z nim rozmawiać. Dzięki temu nie jesteśmy ograniczeni do funkcjonalności naszych platform księgowych. Możemy teraz znaleźć coś, z czym lubimy pracować i po prostu go połączyć.
Kilka z moich ulubionych złączy to Payables, Payroll i Payment Processing. To nie znaczy, że jest coś złego w funkcji billpay w QBO, po prostu polegam na procesie zatwierdzania i OCR, które oferują systemy płatnicze. Proces zatwierdzania naprawdę zabiera odpowiedzialność za płacenie czegoś, czego nie powinniśmy mieć dla klienta. Kiedy jesteś full service, zazwyczaj obsługujesz tego typu zadania i chcesz być pewien, że jesteś pokryty na wszystkich końcach. Funkcje OCR w systemach płatniczych stają się coraz lepsze, do tego stopnia, że nie muszę nawet ręcznie wprowadzać żadnych informacji, wystarczy je zatwierdzić. System odczytuje również termin płatności i ustawia się na "płacenie" do tego dnia automatycznie, jeśli chcesz. The, dane po prostu jest po prostu nagrany prosto do QBO. Żadnych podwójnych wpisów, tylko dokładne zapisy. Payables kiedyś być źródłem irytacji i trzeba było całą osobę do obsługi ich, ale to nie jest teraz.
Kolejnym łącznikiem, który lubię jest mój program do obsługi płatności. Staramy się wykorzystywać oprogramowanie, które ma więcej niż jedną funkcję, gdy tylko jest to możliwe, jeśli ma to sens. Czasami istnieją trzy oddzielne platformy, które są niesamowite w porównaniu do jednej platformy, która wykonuje wszystkie trzy funkcje. Jest to zazwyczaj kwestia osobistej opinii i ma wiele wspólnego z konkretnymi potrzebami i preferencjami UI (interfejsu użytkownika). Nasze oprogramowanie do przetwarzania płatności jest również miejscem, w którym tworzone są nasze propozycje i zaangażowania. Kiedy ktoś podpisuje nowe zobowiązanie klienta, wprowadza również swoje dane dotyczące płatności i ustawiamy je jako powtarzające się płatności za nadchodzący termin. Oprogramowanie to następnie integruje się z QBO i aktualizuje mój AR. Fakturowanie" jest teraz jednorazowe i wykonywane przez następne 12 miesięcy. Na koniec miesiąca sprawdzam, czy wszystkie moje płatności zostały przechwycone i czy AR w mojej platformie wynosi 0$. Następnie porównuję to z raportem AR w moim QBO. O ile nie fakturujemy czegoś ręcznie jako opłaty jednorazowej, zawsze się zgadzają. Teraz nie ma potrzeby zatrudniania pracownika tylko do AR!
Nawet w tym dniu i wieku technologii i automatyzacji, te wtyczki i integracje mogą być przytłaczające dla niektórych. Istnieje tak wiele opcji tam. Ważne jest, aby uzyskać dema i skorzystać z okresów próbnych. Jeśli jesteś majsterkowiczem, to jest prawdopodobne, że będziesz chciał ustawić to wszystko na własną rękę. Jeśli to nie jest twoja filiżanka herbaty, istnieją firmy, które specjalizują się w upewnianiu się, że integracje całkowicie płyną. Jest to zazwyczaj jednorazowa konfiguracja, ale wtedy zawsze masz je tam jako wsparcie, jeśli coś przestanie działać lub chcesz dodać w innej platformie. Firmy te są zazwyczaj dobrze zorientowani z Zapier, jak również, więc tylko dlatego, że nie ma oczywistego połączenia z oprogramowania, nie oznacza, że nie można utworzyć. Zapier to dar od bogów fintech.
Moja rada-: Wiedz, czego szukasz. Na co poświęcasz najwięcej czasu? Czego najbardziej się obawiasz? Pozbądź się tego najpierw poprzez znalezienie lepszego rozwiązania, takiego, które prawdopodobnie będzie miało jakiś rodzaj automatyzacji dołączony do niego. Następnie zacznij węszyć za rozwiązaniem, które najlepiej pasuje do Twoich potrzeb. Zmierz się z jedną nową wtyczką na raz. W końcu wszyscy dotrzemy do punktu, w którym roboty będą zajmować się wszystkim, a my po prostu będziemy oglądać Netflix, dopóki nie nadejdzie czas na przegląd naszej pracy.
