By Brett Owens
Szybsze realizowanie listy rzeczy do zrobienia nie jest tym, o co chodzi w zarządzaniu czasem - przynajmniej już nie. W końcu mamy erę cyfrową!
Masz podręczny superkomputer w kieszeni, nieustanny natłok przerywników i oczekujesz od siebie więcej, niż oczekiwano od trzech specjalistów ds. księgowości zaledwie dwadzieścia lat temu.
Zamiast zarządzać naszym obecnym przydziałem czasu tak, jakby był on skończony, musimy znaleźć sposoby, aby nasz udział w czasie był większy, najlepiej o wielokrotność dwóch lub więcej. Zapomnijcie o skromnym pojęciu, że chodzi tylko o załatwianie spraw. Musimy działać lepiej, a możemy to zrobić, jeśli zastosujemy kilka "radykalnych" strategii.
Strategia 1: Skup się intensywnie na pojedynczej, najważniejszej rzeczy
To, co naprawdę musisz zrobić, to spojrzeć na wszystko na swojej liście, wybrać jedną najważniejszą rzecz, a następnie pracować nad nią, bez przerwy, aż zostanie ukończona.
Nieprzerwana część jest najtrudniejsza, zdecydowanie. Podczas gdy łatwo i kusząco jest sprawdzić pocztę elektroniczną, odebrać telefon, odpowiedzieć na wiadomość błyskawiczną lub kliknąć na stronę internetową, jeśli możesz wyeliminować przerwy, znacznie zwiększysz swoją produktywność i będziesz mógł pracować w tym samym lub nawet mniejszym wymiarze godzin.
Nie, nie wciskasz trzydziestu godzin w dwudziestoczterogodzinny dzień. Zamiast tego upewniasz się, że dzieją się dwie rzeczy:
Po pierwsze, pracujesz nad pojedynczym, najważniejszym zadaniem pod ręką - nie nad najpilniejszym czy najłatwiejszym - najważniejszym. Nie myl tego z gaszeniem największego pożaru - sytuacje awaryjne to jedno, wykonanie najważniejszego zadania to drugie. Przez większość czasu - jeśli w ogóle mamy czas - przeczesujemy nasze listy rzeczy do zrobienia, nie zastanawiając się, czy ma to jakiekolwiek znaczenie, czy wykonamy większość zadań, czy nie. Smutna prawda jest taka: Nie ma to znaczenia. Zasada 80/20 mówi nam, że 80 procent naszych wyników pochodzi z 20 procent naszego wkładu. Wybierając jedno najważniejsze zadanie, nad którym chcemy pracować, upewniamy się, że to działanie mieści się w tych krytycznych 20 procentach.
Po drugie, skupiając 100 procent naszej energii na pojedynczym, najważniejszym elemencie, osiągniemy go znacznie szybciej niż gdybyśmy pozwolili sobie na rozproszenie uwagi przez przerwy, lub co gorsza, próbowali wielozadaniowości i ukończenia dwóch lub trzech elementów jednocześnie.
Przerwy są prawdziwym zabójcą. To niesamowite, jak szybko można coś zrobić, jeśli jest to jedyna rzecz, którą robisz.
Strategia 2: Zautomatyzuj wszystko - i mam na myśli Wszystko
Wszystko, co jest wykonywane ręcznie w Twoim biurze lub gdy pracujesz zdalnie, musi być dobrze przemyślane. Jesteśmy w przededniu roku 2012. Wreszcie oprogramowanie zaczyna działać!
Brudnym sekretem, o którym niewielu dostawców oprogramowania chce, żebyś wiedział, jest to, że wskaźniki adopcji - i mówię tu o wskaźnikach adopcji czegokolwiek - są w rzeczywistości dość ponure. Uważam, że dzieje się tak dlatego, że większość oprogramowania biznesowego jest tradycyjnie dość skomplikowana, wymagająca wiele przysposobienia, szkoleń i zmagań ze strony użytkownika. Rezultat? Ostatecznie decydujemy się na proste rozwiązanie, takie jak Word, Excel i być może QuickBooks, aby zarządzać praktyką.
Jeśli przez lata odrzuciłeś oprogramowanie - a uwierz mi, nie jesteś sam - teraz jest dobry moment, aby się rozejrzeć. Oto kilka kluczowych procesów biznesowych, które można łatwo zautomatyzować, aby pomóc rozszerzyć swój dostępny produktywny czas:
Księgowość:QuickBooks Online to dobra alternatywa dla QuickBooks desktop. Dzięki QuickBooks Online możesz zalogować się bezpośrednio na konta swoich klientów bez konieczności wysyłania plików tam i z powrotem. Jeśli chcesz rozważyć alternatywę dla QuickBooks, możesz rozpocząć poszukiwania od Xero, programu do księgowości online.
Czas i rozliczenia: Nasz przyjaciel Dustin Wheeler, CPA, z Wallace Neumann & Verville, LLP, właśnie napisał o słodkim połączeniu czasu i rozliczeń między moją ukochaną Chrometą a naszym partnerem FreshBooks. Sprawdź, jak Wheelerowi łatwo się pracuje.
Zarządzanie projektami: Używamy dwóch produktów do zarządzania projektami. Po pierwsze, WorkFlowy jest świetną, darmową aplikacją do prowadzenia listy wypunktowanej, którą możesz podzielić się ze swoimi współpracownikami. Jest to w zasadzie tablica na stronie internetowej, co często jest wszystkim, czego potrzebujesz do dobrego zarządzania projektem. Aby uzyskać więcej możliwości współpracy, takich jak śledzenie kamieni milowych i udostępnianie plików, sprawdź Basecamp, najpopularniejszą aplikację do zarządzania projektami dla małych firm.
E-mail marketing: Jestem wielkim fanem wysyłania miesięcznego biuletynu e-mailowego. Wierzę, że jest to najwyższa dźwignia marketingowa, jaką możesz zrobić. Większa dźwignia daje nam więcej czasu. Jeśli jesteś początkujący w e-mail marketingu, najłatwiejsze narzędzia, z którymi można zacząć, z mojego doświadczenia, to MailChimp i Constant Contact. Oba sprawiają, że łatwo jest zaimportować swoje istniejące kontakty i zacząć. Gorąco polecam umieścić to na szczycie swojej marketingowej listy rzeczy do zrobienia.
Strategia 3.: Porzuć (większość) swoich wysiłków w mediach społecznościowych
Jeśli myślisz, że ten pomysł jest kontrowersyjny, prawdopodobnie musisz to czytać. Czy rzeczywiście uzyskać coś z wysiłków w mediach społecznościowych, lub po prostu czuć się zajęty?
Nie myl wysiłku z efektywnością. Jeśli nie jesteś śledzenie nowych klientów z powrotem do Twitter, Facebook, i LinkedIn, może to jest czas, aby wybrać z powrotem lub outright ax czas umieścić w mediach społecznościowych.
Mówię z doświadczenia. W firmie Chrometa nie używamy mediów społecznościowych jako narzędzia do generowania leadów, ponieważ stwierdziliśmy, że to nie działa! Uważam, że media społecznościowe to świetny sposób na interakcję z klientami i współpracownikami oraz na zaangażowanie się w rozmowę. Są w porządku jako wirtualny wodotrysk, ale w kontekście rozwoju biznesu to wielka strata czasu.
Dolna linia
Pamiętasz, kiedy outsourcing był w modzie? Cóż, komputery przeszły długą drogę, wyprzedzając ludzi w szerokim zakresie zadań. Jest to bardzo dobra rzecz dla przedsiębiorczych profesjonalistów. Za niską miesięczną cenę większości ofert oprogramowania możesz dysponować siłą roboczą znacznie większą od obecnej.
Niezależnie od tego, czy rozważasz outsourcing jako część swoich planów na 2012 rok, sedno sprawy jest proste. Wyeliminowanie zakłóceń, automatyzacja pracy i ograniczenie korzystania z mediów społecznościowych powinny pomóc Ci zwiększyć całkowitą produktywność - i sprawić, by Twoja praca była bardziej przyjemna i satysfakcjonująca.
Rób małe kroki. Jeśli masz możliwość przyjęcia tylko jednej z trzech strategii oszczędzania czasu opisanych w tym artykule, to zdecyduj się na jedną z nich, a pozostałe wprowadzaj po kolei. Zrób sobie listę celów i trzymaj się jej!
O autorze:
Brett Owens jest dyrektorem generalnym i współzałożycielem firmy Chrometa, mającego siedzibę w Sacramento w Kalifornii dostawcy oprogramowania do zarządzania czasem, które dokładnie rejestruje i raportuje, jak spędzasz swój czas. Wcześniej sprzedawany tylko do społeczności prawnej, Chrometa jest rozgałęzienie się na perspektywy rachunkowości. Korzyści obejmują możliwość odkrycia wcześniej nieudokumentowanego czasu pracy, oszczędność czasu na uzgadnianie rachunków i poprawę osobistej produktywności. Brett jest również blogerem i założycielem ContraryInvesting.com, jak również regularnym współpracownikiem dwóch wiodących finansowych serwisów medialnych, SeekingAlpha.com i Minyanville.
