Czy Twoje biuro rachunkowe rozważa zastosowanie systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM)? Proszę. Nie rób tego.

Nie rób tego. To jest zły pomysł. Poniesiesz porażkę. Wiem o tym. Moja firma wdraża systemy CRM, w tym Microsoft Dynamics CRM, Salesforce.com, GoldMine i Zoho CRM. Jestem również CPA. Znam Cię. I wiem, co się stanie.

Niektórzy z Twoich partnerów po prostu nie zamierzają z niego korzystać. Są szczęśliwi na swoich własnych małych wyspach. Przez wiele lat radzili sobie bez niego. Mają swoje kontakty w Outlooku lub innym programie i nie potrzebują, aby ktoś inny wtykał im nos w nie swoje sprawy. Nie mają zamiaru dzielić się swoim kalendarzem z resztą firmy. Nie zamierzają poświęcać czasu na notatki po każdym spotkaniu i rozmowie telefonicznej, aby wszyscy inni mogli je zobaczyć. Nie trzeba im przypominać, aby śledzić propozycje klientów lub otwarte listy zaangażowania. Nie można prosić ich o korzystanie z tego systemu, aby zidentyfikować, a następnie sprzedać więcej usług. To są doświadczeni, szanowani profesjonaliści finansowi na litość boską! To nie są handlowcy. A CRM jest tylko dla handlowców, prawda? To jest tylko strata ich cennego czasu.

Masz również zamiar ugryźć więcej, niż możesz przeżuć. Jako księgowi, lubimy dużo i dużo danych, i wyobrażamy sobie idealny świat, w którym wszystko ze sobą rozmawia, wszystko się integruje, debety są równe kredytom. Tylko, że to nie jest idealny świat. Ale Ty w to nie uwierzysz. Więc będziesz spędzać nadmierną ilość czasu dostosowując i tworząc skomplikowaną bazę danych, a następnie inwestując tysiące, aby zintegrować ją z wewnętrznymi systemami, gdy tak naprawdę wszystko, czego potrzebujesz to solidny system udostępniania danych kontaktowych i kalendarzowych.

Gdybyś miał świetną bazę danych klientów, potencjalnych klientów, partnerów i dostawców, którą wszyscy się dzielą, z dokładnymi i kompletnymi danymi kontaktowymi, tak aby nic nie umknęło uwadze i aby każdy w Twojej firmie znał każdą transakcję i komunikację z Twoją społecznością, byłbyś milion mil przed tym, gdzie jesteś teraz. Ale nie, spróbujesz przejść od szóstej klasy do doktoratu, nie mając nawet świadectwa ukończenia szkoły średniej. Powodzenia z tym.

Dodatkowo, nie wydasz pieniędzy, które musisz wydać. Pomyślisz, że opłaty licencyjne i kilka godzin pracy konsultanta wystarczą. Może to jest w porządku, gdy świadczysz swoje usługi, ale nie dla wdrożenia CRM. Jasne, masz zamiar zapłacić za oprogramowanie i trochę pomocy, aby uzyskać rzeczy skonfigurować. I trzeba będzie trochę szkolenia, zbyt. Ale są dwa inne duże koszty, które trzeba będzie budżet dla.

1. Koszt administratora. To jest ktoś (zazwyczaj dobry, inteligentny, pewny siebie człowiek, niekoniecznie techniczny, ale dobry z oprogramowaniem), aby wziąć na własność swój system. To jest ktoś, kto, mówiąc w kategoriach CPA, jest odpowiedzialny za "kompletność i dokładność" swojej bazy danych. Jest to osoba, która stanie się ekspertem w Twoim systemie. On lub ona będzie miał uprawnienia do krzyczeć, berate, pieluchy, i wytrzeć nosy z najbardziej starszych partnerów, którzy nie chcą dostać się na pokładzie z systemem. Będziesz płacić za tę osobę szkolenia i wysłać tę osobę offsite dla certyfikatów. A w zamian, Twoja baza danych będzie czysta, dokładna i kompletna, i będziesz miał przepływy pracy, raporty, zapytania i masowej komunikacji do segmentowanych grup ludzi w systemie, który chce usłyszeć wszystko, co Twoja firma ma do zaoferowania.

2. Koszt bieżących usług. Twój administrator nie będzie w stanie zrobić to sam. Pomoc z zewnątrz będzie potrzebna. Prawdopodobnie jeden lub dwa dni w miesiącu z zewnętrznej pomocy. Na zawsze. Partnerzy i menedżerowie będą mieli swoje własne unikalne pytania i potrzebują specyficznego szkolenia dostosowanego do ich użytkowania i harmonogramu. Nowi ludzie będą musieli zostać przeszkoleni. Każdy będzie miał dostęp z urządzeń mobilnych. Inne potrzeby, takie jak zarządzanie usługami, marketing, produkty dodatkowe, automatyzacja, raportowanie, dostęp przez Internet, a nawet integracja z systemem zarządzania klientami, staną się niezbędne. Nie wystarczy zainstalować systemu CRM, pstryknąć palcami i pozwolić mu działać. Świetne systemy CRM rozwijają się z czasem, są pielęgnowane i karmione - zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.

Nie, nie zamierzasz się do tego zobowiązywać. Zamierzasz pozwolić niektórym partnerom zwolnić się z CRM i pozwolić, aby system stał się ofiarą najsłabszego ogniwa. Nie zamierzasz naprawdę poświęcić zespół ludzi do przeglądu rurociągu, możliwości klienta, i jak szybko firma jest dostarczanie usług wysokiej jakości. Co oznacza, że nie wykorzystasz żadnych danych, które mogłyby wypływać z systemu CRM. Nie masz na tyle odwagi, aby uczynić ten CRM częścią kultury Twojej firmy. Masz inne ważne rzeczy do zrobienia.

Więc nie rób tego. Nie kupuj systemu CRM. Poniesiesz porażkę.