Istnieje duże prawdopodobieństwo, że każde oprogramowanie, którego używasz do eksportowania danych do Excela, ukradkiem utrudnia Ci dzień bardziej niż powinno. Dzieje się tak dlatego, że wiele programówâ€"szczególnie niektóre popularne programy księgowe w chmurzeâ€"eksportują raporty do Excela w przestarzałym formacie. W tym artykule omówię trzy sposoby, dzięki którym można przekonwertować takie skoroszyty do formatu użytecznego i usprawnić proces do dwóch naciśnięć klawiszy.

Format skoroszytu XLS jest często określany jako format skoroszytu Excela 97-2003, i to nie bez powodu. Tamte wersje programu Excel obsługiwały arkusze kalkulacyjne o 65 636 wierszach i 256 kolumnach. Nowoczesne formaty skoroszytów, takie jak XLSX, umożliwiają zapis ponad miliona wierszy i około szesnastu tysięcy kolumn. Jednakże, możesz nie zdawać sobie sprawy z głębi frustracji, jaką mogą wywołać skoroszyty XLS, ponieważ inne efekty uboczne są subtelne. Po pierwsze, począwszy od wersji programu Excel 2007, podczas zapisywania skoroszytów XLS pojawia się czasami monit o sprawdzenie zgodności, który można usunąć dla poszczególnych plików, klikając pole wyboru pokazane na rysunku 1. Jak pokazano na rysunku 2, użytkownik natrafi na wyłączone funkcje, a Excel zablokuje możliwość kopiowania arkuszy z pliku XLSX do skoroszytu XLS.

Ilustracja1: W przypadku skoroszytów XLS najmniejszym problemem jest monit o sprawdzenie zgodności.

Rysunek 2: Wyłączone funkcje i tajemnicze monity wywoływane przez skoroszyty XLS często przeszkadzają użytkownikom Excela.

Istnieje proste rozwiązanie, przedstawione na rysunku 3, polegające na użyciu polecenia Konwertuj, aby zaktualizować skoroszyty do nowoczesnego formatu. Polecenie Konwertuj może wydawać się nieuchwytne, ponieważ pojawia się tylko wtedy, gdy jest potrzebne, ale jest łatwe w użyciu:

  1. Excel 2010 i nowsze: Wybierz polecenie Plik, a następnie kliknij polecenie Konwertuj na karcie Informacje.
  2. Excel 2007: Kliknij przycisk Office, a następnie polecenie Konwertuj, które pojawia się pod poleceniem Otwórz.
  3. Kliknij pole wyboru "Nie pytaj mnie ponownie o konwersję skoroszytów", a następnie kliknij przycisk OK.
  4. Kliknij Tak na drugim wyświetlonym monicie.

Rysunek 3: Użyj polecenia Konwertuj, aby uaktualnić skoroszyt do formatu XLSX.

Bez kłopotu, bez zamieszania, Twój skoroszyt XLS jest zamieniany na nowoczesną wersję, która nie będzie miała żadnego bagażu pokazanego na rysunkach 1 i 2. Polecenia te nie są trudne do wykonania, ale jeśli często eksportujesz raporty do Excela z platformy, która może generować tylko skoroszyty XLS, prawdopodobnie będziesz chciał usprawnić swój przepływ pracy tak bardzo, jak to tylko możliwe. W tym celu należy skorzystać ze skrótu klawiszowego.

Jak pokazano na rysunku 4:

  1. Kliknij strzałkę znajdującą się na końcu paska narzędzi szybkiego dostępu w programie Excel 2007 i nowszych.
  2. Wybierz polecenie Więcej poleceń.
  3. Wybierz kartę Plik.
  4. Kliknij dwukrotnie Konwertuj do formatu Open Office XML (pozwala to pominąć przycisk Dodaj).
  5. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Opcje programu Excel.

Po naciśnięciu klawisza Alt program Excel wyświetli numer skrótu dla nowego polecenia Konwertuj, który zależy od kolejności, w jakiej polecenie pojawia się na pasku narzędzi szybkiego dostępu. Jeśli polecenie Konwertuj jest czwartą ikoną na pasku narzędzi, jego skrótem klawiaturowym będzie Alt-4. Przez większość czasu w Excelu to nowe polecenie będzie nieaktywne, ale za każdym razem, gdy się zaświeci, będziesz chciał wykonać te dwa kroki:

  1. Naciśnij Alt-4 (lub numer związany z poleceniem)
  2. Naciśnij Enter, aby zamknąć monit "Czy chcesz zamknąć i otworzyć ponownie".

Polecenie będzie teraz ponownie wyłączone. Jeśli pojawi się dodatkowy monit dotyczący konwertowania skoroszytów, kliknij pole wyboru, aby wyłączyć ten monit w przyszłości.

Rysunek 4: Usprawnij pracę, dodając polecenie Konwertuj do paska narzędzi szybkiego dostępu.

O autorze:
David H. Ringstrom, CPA, kieruje firmą Accounting Advisors, Inc. z siedzibą w Atlancie, zajmującą się doradztwem w zakresie oprogramowania i baz danych, świadczącą usługi szkoleniowe i konsultingowe na terenie całego kraju. Skontaktuj się z Davidem pod adresem [email protected] lub śledź go na Twitterze. David przemawia na konferencjach na temat Microsoft Excel, prowadzi webcasty dla CPE Link i pisze niezależne artykuły na temat Excela dla AccountingWEB, Going Concern, et.al.