Jason Bramwell
Jeśli myślisz, że automatyzacja jest wykorzystywana przede wszystkim do uzgadniania kont księgi głównej w publicznych i prywatnych firmach w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie, pomyśl jeszcze raz.
Prawie dwie trzecie działów finansowych w firmach amerykańskich i jedna połowa w firmach kanadyjskich nadal korzysta z ręcznego systemu księgowego, jak wynika z raportu Benchmarking the Finance Function 2013: The Inner Workings of Accounting and Finance, czwartego rocznego raportu Financial Executives Research Foundation (FERF) i Robert Half, który zapewnia wgląd w profesjonalne standardy w całej funkcji finansowej.
"Poziom ręcznych uzgodnień zgłoszony w naszej ankiecie jest zaskakujący; jednak widzieliśmy tę samą spójną odpowiedź w ciągu czterech lat, w których przeprowadziliśmy badanie", Paul McDonald, starszy dyrektor wykonawczy w Robert Half, powiedział AccountingWEB. "Najbardziej postępowe firmy zmierzają w kierunku automatyzacji procesu poprzez systemy wewnętrzne lub rozwiązania typu Cloud i software-as-a-service".
Rosnąca liczba kont księgi głównej
Działy finansowe w firmach każdej wielkości zmagają się z rosnącą liczbą kont księgi głównej. Spośród prawie 200 amerykańskich i kanadyjskich firm objętych badaniem, ponad połowa twierdzi, że ma ponad 500 kont księgi głównej. Dziesięć procent firm amerykańskich i 20 procent firm kanadyjskich twierdzi, że ma ponad 3 000 kont księgi głównej.
W miarę jak biznes staje się coraz bardziej złożony, rośnie również liczba kont, które muszą być uzgadniane co najmniej raz na kwartał. Dwadzieścia trzy procent firm amerykańskich i 19 procent firm kanadyjskich wskazało, że uzgadnia od 500 do ponad 10 000 kont.
Chociaż wielu dyrektorów firm, z którymi przeprowadzono wywiady, opowiada się za automatyzacją procesu zamykania ksiąg, 65 procent firm amerykańskich i 50 procent firm kanadyjskich nadal ręcznie uzgadnia konta. Tylko 12 procent badanych firm amerykańskich i 23 procent kanadyjskich korzysta z oprogramowania firm trzecich do uzgadniania kont, podczas gdy 23 procent firm amerykańskich i 27 procent kanadyjskich wdrożyło systemy opracowane wewnętrznie.
Usprawnienie procesu zamknięcia
Według raportu, niektórzy menedżerowie z mniejszych firm nie są przekonani, że dostępna technologia automatyzacji zamknięcia jest wystarczająco dostosowana do ich potrzeb. Wyrazili oni obawy, że ich zespoły mogą w końcu poświęcić więcej czasu i zasobów na stworzenie niestandardowego pakietu oprogramowania, niż wymagałoby to kontynuowania procesu ręcznego.
Paul w Minnesocie, donoszą, że korzystanie ze zautomatyzowanego systemu daje im przewagę konkurencyjną nad firmami, które utknęły w tym procesie, umożliwiając działom finansowym wykorzystanie zasobów do działań o wyższej wartości.
"Obecnie przygotowanie sprawozdania na koniec roku zajmuje nam piętnaście dni, a ja chciałbym skrócić ten czas do jedenastu dni" - mówi w raporcie Mike Williams, wiceprezes ds. finansów w firmie Sonetics. "Zależy mi na maksymalnym wykorzystaniu naszych możliwości i dodaniu wartości do naszych perspektywicznych działań".
Angela Riley, dyrektor finansowy Northern Contours, stwierdza, że firma położyła większy nacisk na proces raportowania i coraz częściej sięga po narzędzia automatyzacji.
"Skróciliśmy czas potrzebny na sporządzenie naszych miesięcznych, kwartalnych i rocznych sprawozdań finansowych o prawie 50 procent" - mówi w raporcie.
Uzgadnianie kont to wciąż proces ręczny w Employee Benefits Corporation, zewnętrznym administratorze usług finansowych w Middleton w stanie Wisconsin. Jednak według Dona Tuscany'ego, wiceprezesa ds. finansów i dyrektora finansowego, firma zaczęła włączać bardziej zautomatyzowane procesy do swojej sprawozdawczości finansowej.
"Zbliżamy się do ilości automatyzacji, którą chciałbym, abyśmy mieli" - mówi w raporcie.
Wykorzystanie technologii może nie być jedyną odpowiedzią na usprawnienie procesu zamknięcia. Kluczową rolę odgrywa również zaprojektowanie i wykonanie procesu. Kiedy Canadian Western Bank Group w Edmonton, Alberta, wprowadziła nowy system księgi głównej, wdrożyła bardziej efektywny proces tworzenia i księgowania wpisów. Proces ten pomógł zmniejszyć liczbę uzgodnień.
"Nie mamy tak wielu uzgodnień wewnątrz firmy, ponieważ jesteśmy w stanie uzyskać prawidłowe wpisy za pierwszym razem" - mówi w raporcie Carolyn Graham, starszy wiceprezes i główny księgowy.
O badaniu:
W listopadzie 2012 roku FERF i Robert Half przeprowadziły czwarte doroczne badanie benchmarkingowe działów finansowych w 192 publicznych i prywatnych firmach w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie. Dane zawarte w niniejszym raporcie zostały opracowane na podstawie odpowiedzi na czterdzieści osiem pytań ankiety online. Ponad połowa (58%) respondentów określiła się jako dyrektorzy finansowi, a większość (81%) miała siedzibę w Stanach Zjednoczonych, podczas gdy 19% w Kanadzie.
