Oszustwa, a w szczególności kradzieże wewnętrzne, są powszechnym problemem dla wielu firm. Niestety, jeśli nie zostanie wykryte na czas, może doprowadzić do tego, że klienci będący właścicielami firmy zostaną pozbawieni możliwości prowadzenia działalności. Ale jakie są niektóre z podstawowych przyczyn tego powszechnego problemu i jak można im zapobiec? Na ostatniej konferencji Accountex w Bostonie, Michael Cichy, starszy dyrektor w Palette Software, odpowiedział na te pytania.
Jednym z największych winowajców jest kontrola zakupów pośrednich, mówi Cichy. Podczas gdy koszty bezpośrednie, takie jak zapasy, są zazwyczaj dobrze zarządzane, operacje często nie są, pozostawiając miejsce dla złodziei, którzy mogą podkradać fundusze i wykrwawiać firmę. Aby przeciwdziałać oportunistom, zaleca on kontrolowanie wydatków z wykorzystaniem 100 procent PO, jak również wdrożenie uprawnień do dokonywania zakupów i przeglądania informacji w bazach danych. Sugeruje on również konsolidację listy dostawców, aby można było lepiej śledzić sytuację, a także losowe sprawdzanie faktur, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku.
Inna podstawowa przyczyna? Złe wprowadzanie danych. Jest to absolutnie jeden z obszarów, w którym kluczowe jest poleganie na technologii, według Cichy'ego. Mówiąc wprost, wprowadzanie danych przez człowieka jest niezwykle problematyczne. Nie tylko ludzie są skłonni do popełniania błędów, ale to również pozostawia otwarte drzwi dla złodziei, aby wykorzystać cię.
Niestety, sieci elektroniczne i usługi firm trzecich w zakresie przechwytywania poczty, z których korzysta wiele dużych firm, aby zatrzymać ten problem, często nie są właściwymi rozwiązaniami dla małych i średnich firm. Zamiast tego Cichy zaleca stosowanie inteligentnych plików PDF, ponieważ są one niedrogie, łatwe do wdrożenia i całkowicie dokładne. Oferują one również ustrukturyzowany format faktury, w przeciwieństwie do rozwiązań optycznego rozpoznawania znaków (OCR), które również cierpią z powodu wątpliwego ROI.
Brak kontroli AP pozostawia firmy podatne na oszustwa. Dzieje się tak głównie dlatego, że firmy IT po prostu nie traktują AP priorytetowo, o czym Ty i Twoi klienci będący właścicielami firm powinni pamiętać, pracując z profesjonalistami technologicznymi nad swoimi systemami. Jest to również spowodowane brakiem kontroli P2P i procesów ERP cierpią z powodu. Wzmocnić swoją obronę, zachęca Cichy. Prawdopodobnie masz "tabela uprawnień" gdzieś szczegółowo poziomów uprawnień i kto jest odpowiedzialny za co. Użyj go, zwłaszcza przy podejmowaniu decyzji, kto ma jakie uprawnienia elektroniczne. Cichy zachęca również do egzekwowania polityki czterech oczu w odniesieniu do wszystkich zatwierdzeń faktur, jak również do współpracy z działem zakupów w zakresie wykorzystania PO.
Ostatnią przyczyną niszczących oszustw wewnętrznych jest słaba kontrola zarządzania dostawcami. Zbyt często firmy nie zarządzają dobrze swoimi kartotekami sprzedawców. Zamiast usuwać stare firmy z baz danych, gdy nie są już używane, wiele z nich po prostu dodaje nowych dostawców do nieaktualnej listy, co może prowadzić do przypadkowych oszustw, takich jak podwójne płatności dla tego samego dostawcy, który zmienił lokalizację, lub celowej kradzieży. Jest to jedna z sytuacji, w której pozostawanie w formie papierowej może wyrządzić firmie bezpośrednią szkodę, zauważa Cichy. Miej silnik raportów do audytu i czyszczenia, i skonsolidować wszystkich obecnych dostawców w jednym miejscu. Każda firma potrzebuje również automatycznego procesu płatności dla dostawców.
Niezależnie od tego, czy jesteś specjalistą ds. księgowości, który jest właścicielem firmy, czy CPA pracującym z klientami będącymi właścicielami firm, ty i twoi klienci skorzystacie z wdrożenia rozwiązań technologicznych w celu zwalczania oszustw.
Powiązane artykuły
Jak Twoja firma może pomóc klientom w walce z oszustwami?
6 wskazówek, które pomogą audytorom wykryć oszustwo
