Zostało jeszcze sporo czasu, aby wyciągnąć wnioski z błędów popełnionych w ubiegłym sezonie podatkowym i wdrożyć nowe rozwiązania, które zapewnią, że ich nie powtórzysz.
Sposób w jaki pracujemy zmienił się drastycznie w ciągu ostatnich dwóch lat z powodu pandemii COVID-19, zmuszając firmy CPA do coraz częstszego sięgania po rozwiązania programowe oparte na chmurze. Oprogramowanie jest potężnym narzędziem, które może zwiększyć wydajność, utrzymanie klientów i rozwój firmy, jeśli jest odpowiednio wykorzystywane i wdrażane. Chociaż oprogramowanie ma wiele zalet dla firm, należy unikać bezmyślnego rzucania rozwiązań programowych na każdy napotkany problem. Pamiętaj, aby sprawdzić dostawców i skupić się na integracji i użyteczności.
Decyzja o wdrożeniu nowego oprogramowania lub zmianie istniejących systemów nie powinna być podejmowana lekko. Przed podjęciem kolejnych kroków należy krytycznie przeanalizować apetyt i zdolność firmy do zmiany systemów. Po uzyskaniu akceptacji, należy upewnić się, że cały zespół jest zaangażowany i otwarty na zmiany, zwłaszcza każdy, kto ma być użytkownikiem front-end.
Dodawanie rozwiązań programowych nie powinno być procesem pospiesznym, ale raczej dokładnym i dobrze przemyślanym. Kluczowe znaczenie ma weryfikacja dostawców w oparciu o kilka czynników, takich jak użyteczność, integracja z aplikacjami innych firm i środki ostrożności w zakresie bezpieczeństwa cybernetycznego. W trakcie tego procesu należy zwrócić uwagę na harmonogram wdrażania nowych rozwiązań. Idealnie byłoby, gdyby wszystkie rozwiązania programowe na sezon podatkowy były gotowe w momencie jego rozpoczęcia, aby zapobiec problemom technicznym i czkawce w środku tego pracowitego okresu.
Artykuły takie jak ten, prosto do Twojej skrzynki pocztowejDołącz
do naszego newslettera, aby uzyskać najnowsze trendy w księgowości, pomysły, wiadomości i technologie dostarczane bezpośrednio na Twój adres e-mail.Wpisz adres e-mail * Wpiszadres e-mailZapiszsię
Testuj, potem testuj ponownie
Dokładne testowanie i ocena systemów to podstawa. Nikt nie chce spędzać godzin w sezonie na rozmowach telefonicznych z informatykami w celu usunięcia błędów. Naucz się korzystać z nowego oprogramowania i zrozum, jak integrować aplikacje. Nawet jeśli nie zmieniasz oprogramowania, zapoznaj się ze znanymi zmianami w obecnych systemach.
Zwróć uwagę na wszelkie zmiany i poinformuj o nich pracowników, zachęcając zespoły do ćwiczeń i przeprowadzania testów z nowym oprogramowaniem, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania przed sezonem. Upewnij się, że liczba użytkowników jest aktualna i uwzględnia przewidywane nowe zatrudnienia, aby nie tracić czasu na czekanie na licencje.
Na koniec sprawdź aktualizacje i określ, czy warto uaktualnić swoje systemy. W niektórych przypadkach aktualizacja systemów może być krytyczna ze względu na bezpieczeństwo i wsparcie. Jeśli Twoja firma zdecyduje się na aktualizację, upewnij się, że możesz powrócić do starszej wersji w przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów. Odpowiednie przetestowanie starego i nowego oprogramowania przed rozpoczęciem sezonu podatkowego może zapewnić minimalną czkawkę i stratę czasu podczas długich tygodni pracy.
Odpowiednie szkolenie to potęga
Podczas gdy kwestie techniczne są problemem przy korzystaniu z oprogramowania, błędy ludzkie mogą również spowolnić procesy, jeśli nie przeprowadzisz odpowiedniego szkolenia. Korzyści płynące z oprogramowania mogą stać się nieaktualne, jeśli pracownicy nie zostaną odpowiednio przeszkoleni - a to często prowadzi do marnowania wydatków na technologię i kontynuacji pierwotnego problemu.
Podczas weryfikacji rozwiązań w zakresie oprogramowania należy sprawdzić, jaki rodzaj szkolenia jest wliczony w cenę, na przykład filmy szkoleniowe w formie elektronicznej umożliwiają pracownikom oglądanie ich w dogodnym dla nich czasie i odwoływanie się do nich w razie potrzeby. Niektórzy dostawcy zapewniają również szkolenia w piaskownicy, oferując pracownikom praktyczne doświadczenia i przewodniki.
Oprócz szkoleń od dostawcy oprogramowania, firmy mogą zachęcić kogoś do zostania "power userem" lub ekspertem w dziedzinie oprogramowania. Posiadanie wewnętrznego eksperta w firmie może być bardzo korzystne dla uczenia innych pracowników i odpowiadania na szybkie pytania.
Podczas gdy oprogramowanie jest potężnym narzędziem, może stać się odpowiedzialnością, jeśli jest niewłaściwie używane. Pamiętaj, aby podejmować decyzje dotyczące oprogramowania, wdrażać poprawki błędów i przeprowadzać szkolenia pracowników z wystarczającą ilością czasu przed sezonem podatkowym, aby czerpać maksymalne korzyści.
Rozwijaj swoją firmę dzięki oprogramowaniu
Ponieważ do kolejnego sezonu podatkowego pozostało wiele miesięcy, teraz jest czas, aby upewnić się, że wyprasowałeś błędy w swoim oprogramowaniu. Skup się na tych aspektach swoich usług, w których możesz zwiększyć wartość, zredukować stratę czasu, wygenerować dodatkowe przychody lub zredukować koszty.
Dzięki zastosowaniu tych proaktywnych środków, Twoja firma będzie przygotowana do zarządzania niepewnością, zapewnienia odpowiednich zasobów i złagodzenia kosztownych działań reaktywnych.
