Deanna C. White
Kiedyś specjaliści finansowi w firmach podatkowych i księgowych spędzali godziny na zapleczu biur, kopiując zeznania w trzech egzemplarzach lub komunikując się z klientami poprzez całodzienne gry w berka telefonicznego lub wycieczki na pocztę.
Nie ma jednak wątpliwości, że w ciągu ostatnich dwóch dekad nauczyli się oni korzystać z technologii takich jak QuickBooks, FileCabinet CS oraz elektronicznego archiwizowania dokumentów, aby przestawić swoje biura na bardziej wydajną i efektywną kosztowo platformę pozbawioną papieru.
Teraz wielu z tych samych profesjonalistów musi zdecydować, czy przekroczyć najnowszą granicę sieci: technologię portalu klienta.
Dla profesjonalistów z branży technologicznej jest to przesądzone. Technologia portalu klienta, mówią, jest koniecznością dla każdego, kto chce robić interesy w coraz bardziej rozszerzającym się świecie technologii przewodowej z coraz bardziej tech-savvy klientela, która oczekuje do transakcji online.
Jednak pomimo ogromnych zalet, jakie mogą zaoferować portale klienckie - dostęp 24/7 do ważnych dokumentów poprzez bezpieczne raporty online, większa efektywność pracowników biura rachunkowego, znaczne oszczędności w kosztach druku i wysyłki - niektóre firmy nadal rozważają, czy opłaty za portal i przeskok do nowej technologii sprawiają, że warto przejść przez ścieżkę portalu w tym momencie.
W październiku tego roku AccountingWEB rozmawiał z trzema firmami podatkowymi i księgowymi, które przyjęły technologię portalu NetClient CS firmy Thomson Reuters do użytku w swoich praktykach. Wszyscy trzej użytkownicy, jeden, który korzysta z technologii od 2007 roku i dwóch, którzy używają jej tylko w ostatnim roku, zgadzają się, że portale klienckie są czymś więcej niż tylko trendem technologicznym. Wierzą, że ta technologia pozostanie na zawsze.
Oto co mieli do powiedzenia:
Priya Kuttuva, CPA, ACA, z Mehar Associates, PLC, w Hiawatha, Iowa. Mehar Associates jest pięcioosobową firmą, która świadczy usługi księgowe, audytorskie, płacowe i podatkowe dla osób fizycznych i firm.
Kuttuva powiedział, że firma, która wcześniej była użytkownikiem QuickBooks, przeszła na technologię portalu NetClient CS firmy Thomson Reuters w 2007 roku. W ciągu pięciu lat od tego przejścia, Kuttuva powiedział, portal NetClient CS znacznie zwiększył dostęp do ważnych dokumentów zarówno dla klientów Mehar, jak i samej firmy.
"Nasi klienci uwielbiają fakt, że mogą uzyskać dostęp do swoich danych w dowolnym miejscu i czasie", powiedział Kuttuva. "Wiele razy mają pracowników, którzy są w podróży, ale portal nadal pozwala im aktualizować dane [z terenu]. Dzięki temu mogą być bardziej elastyczni wobec swoich klientów".
Dostępność portalu pozwala również firmie Mehar obsługiwać swoich klientów w możliwie najszybszy sposób, zbierając w ten sposób nagrody w postaci wydajności pracowników, obsługi klienta i możliwości rozszerzenia działalności.
"Rozwijamy się bardzo szybko i mamy ogromny wolumen transakcji", powiedział Kuttuva. "Kiedy klienci robią swoje finanse, mogą się ze mną natychmiast skontaktować, a ja mogę natychmiast wyciągnąć również ich dane. Dzięki temu mogę im pomóc bardzo szybko i wygodnie".
Brian Greenberg, CPA, właściciel i dyrektor generalny Brian Greenberg & Associates, LLC w Marlton, New Jersey. Brian Greenberg & Associates to trzyosobowa firma, która oferuje usługi przygotowywania i planowania podatków, a także usługi finansowe dla osób prywatnych i małych firm.
Greenberg powiedział, że jego firma istnieje od 1990 roku i wciąż pamięta czasy, nawet po pojawieniu się elektronicznego składania dokumentów, kiedy to jego pracownicy musieli spędzać do dziesięciu godzin tygodniowo na robieniu kopii i wysyłaniu ich pocztą. Powiedział, że dokonał przeskoku do NetClient CS w 2011 roku, głównie dlatego, że chciał zaoszczędzić pieniądze na wydatkach związanych z systemem wypełnionym papierem.
"Zdecydowanie zaoszczędziliśmy pieniądze na papierze i tonerze, ale dla mnie kluczowa jest zwiększona wydajność pracowników", powiedział Greenberg. "Największą rzeczą, jaką zrobił dla nas portal, jest uwolnienie naszych pracowników od godzin spędzonych na bezsensownych zadaniach, takich jak kopiowanie i sortowanie, które nie przynosiły żadnych korzyści naszym klientom".
Greenberg powiedział, że jego klienci uwielbiają fakt, że cała ich dokumentacja podatkowa jest przechowywana w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Jest również podekscytowany możliwością zaoferowania im nowej funkcji w pakiecie NetClient CS - dostępu do prywatnego portalu, gdzie będą mogli przechowywać wszystkie swoje dokumenty finansowe, jeśli tak zdecydują. "Mają dostęp do wszystkich tych danych osobowych za pomocą kilku prostych kliknięć" - powiedział Greenberg.
Jedynym wyzwaniem, jakie Greenberg powiedział, że doświadczył do tej pory w procesie portalowym, jest przekonanie klientów do konsekwentnego korzystania z portalu. "Radziłbym firmom, aby edukowały klientów, jak korzystać z serwisu i wzmacniały wykorzystanie tej nowej technologii ze swoimi klientami, zwłaszcza korzyści płynące z nowej funkcji finansów osobistych" - powiedział Greenberg.
Chociaż Greenberg początkowo odczuwał obawę przed kosztami uruchomienia portalu, oszczędności są już widoczne. "W rzeczywistości oszczędzam pieniądze, mimo że płacę miesięczną opłatę", powiedział Greenberg. "CPA mogą czasami być krótkowzroczni, jeśli chodzi o to, co wydają, zamiast tego, co oszczędzają, ale zdecydowanie zachęcałbym ludzi do korzystania z tego".
Robert Hamrich, właściciel Hamrich & Associates CPAs w St. Petersburgu na Florydzie. Hamrich & Associates CPAs jest samookreślającą się małą firmą, która przetwarza około 800 zeznań podatkowych i 500 Form 1040 rocznie, głównie dla małych firm.
Po trzydziestu latach pracy w zawodzie podatnika, Hamrich powiedział, że miał okazję spróbować całej gamy technologii podatkowych i księgowych. Zaadoptował NetClient CS w 2011 roku i uważa, że dla profesjonalistów zajmujących się podatkami i księgowością kluczowe jest zanurzenie się w technologii.
Hamrich powiedział, że po raz pierwszy zaczął przechodzić na operacje bez papieru w 2003 roku, kiedy zdecydował się na masowe elektroniczne wypełnianie dokumentów. Stamtąd przeszedł na FileCabinet CS i inne technologie bez papieru, następnie na platformę wirtualnego biura, a w końcu na NetClient CS.
"Myślę, że powodem, dla którego NetClient CS odniósł taki sukces jest to, że robiliśmy małe kroki. Gdybym nie podszedł do tego w taki sposób, w jaki podszedłem, nie sądzę, że bym to zrobił", powiedział Hamrich.
Podobnie jak inni użytkownicy, Hamrich docenia zdolność portalu do stymulowania oszczędności i wydajności pracowników. Tylko w tym roku, odniósł korzyści z wypełnienia ponad 200 dokumentów 1040 swoich klientów poprzez NetClient CS i planuje zwiększyć tę liczbę.
Hamrich uważa, że jego klienci lubią system portalu, ponieważ czują, że jest on bardziej bezpieczny niż poczta. Klienci, jak twierdzi, są bardziej skłonni wybrać lub zatrzymać firmę podatkową i księgową, która jest zaawansowana technologicznie. Ale ostrzega każdego, kto zdecyduje się na przyjęcie tej technologii, aby zrobić to tylko jako część ogólnego planu technologicznego.
"Nie możesz zrobić portalu, dopóki nie zrobisz wszystkich innych rzeczy, które ja zrobiłem. Jeśli nie jesteś pozbawiony papieru do pewnego stopnia, portal nie jest tak dostępny", powiedział Hamrich. "Musisz mieć ogólną wizję, aby być pozbawionym papieru i opartym na chmurze".
