Efektywne zarządzanie danymi to jedno z największych wyzwań stojących przed firmami księgowymi. Właściwe oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) może poprawić wyniki finansowe firmy i ułatwić jej spełnienie wymogów prawnych. Co więcej, system DMS może zmniejszyć ryzyko zagubienia lub zniszczenia kluczowej dokumentacji i danych klientów, a także chronić firmę przed wewnętrznymi i zewnętrznymi naruszeniami poufnych informacji.
DMS zapewnia również organizacji centralną lokalizację do gromadzenia, zarządzania, udostępniania i ochrony wszystkich plików biurowych.
Oto pięć powodów, dla których system DMS robi różnicę:
1. Szybkie zyski w bilansie: DMS uwalnia od czasu administracyjnego spędzanego na szukaniu i odzyskiwaniu dokumentów. Na przykład, system DMS oparty na chmurze może nie tylko zmniejszyć zależność od fizycznego sprzętu i drogich opłat licencyjnych za serwery (zmniejszając powierzchnię biurową organizacji i wydatki na IT), ale także zapewnia dostęp do najważniejszych plików i dokumentów w dowolnym czasie i miejscu.
2. Niższe koszty ogólne: Dobrze zaprojektowany system bezpapierowy nie tylko uwalnia godziny pracy, ale może również obniżyć koszty ogólne o 30-40%, w tym wydatki na materiały papiernicze i przestrzeń do przechowywania dokumentów. Może to nawet pozytywnie wpłynąć na kredyt węglowy.
3.Zwiększeniewzrostu i rentowności: Wydajność biura bez papieru można zmaksymalizować w połączeniu z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność, takimi jak zarządzanie przepływem pracy. Wyobraź sobie przedsiębiorstwo, w którym instrukcje robocze dla każdego etapu procesu automatycznie otwierają się dla pracowników. Bezpieczne, pozbawione papieru biura odnotowują znaczne obniżenie kosztów, czasu realizacji, profilu ryzyka, okresu szkolenia oraz lepsze wyniki w zakresie kluczowych wskaźników wzrostu. Dzięki temu firma może zrobić więcej, poświęcając mniej czasu i pieniędzy.
4. Bezpieczeństwo: DMS to najbezpieczniejszy sposób przechowywania i udostępniania poufnych dokumentów. Bezpieczeństwo zapewniane przez te zaawansowane systemy chroni Twoich klientów, Twoją firmę i wyniki finansowe. Zmniejsza ryzyko związane z wymogami zgodności i przepisami (SEC, HIPPA itp.), a także jest łatwiejszym i bezpieczniejszym sposobem przekazywania informacji niż poczta elektroniczna, FTP czy fizyczna dystrybucja dokumentów.
5. Szybki czas reakcji: System DMS umożliwia szybszy i dokładniejszy dostęp do informacji, co nie tylko zwiększa wydajność pracy, ale także poprawia postrzeganie jakości przez klientów. (Im szybciej odpowiadasz klientom, tym bardziej wydajesz się zorganizowany i tym bardziej są oni zadowoleni).
Solidny system DMS jest przyjazny zarówno dla środowiska, jak i dla ekonomii - pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze firmom księgowym, właścicielom firm i pracownikom informacji, a jednocześnie zużywa znacznie mniej papieru.
O autorze:
Matt Peterson jest dyrektorem generalnym firmy eFileCabinet Inc. z siedzibą w Lehi, Utah. Założony w 2001 roku, eFileCabinet rozpoczął swoją działalność jako nowoczesne narzędzie do cyfrowego przechowywania dokumentacji w firmach księgowych. W miarę wzrostu popularności, eFileCabinet rozwinął się w pełnoprawne rozwiązanie do elektronicznego zarządzania dokumentami, zaprojektowane, aby pomóc organizacjom przechwytywać, zarządzać i chronić ich dane.
Powiązane artykuły:
Zarządzanie dokumentami dla biur rachunkowychROI
i wydajność: Zalety korzystania z systemu zarządzania dokumentami
